APA-nın məlumatına görə, yeni Təlimatın təsdiq edilməsi ilə əlaqədar Azərbaycanda notariat fəaliyyəti üzrə kargüzarlığın aparılması haqqında Təlimat”ın təsdiq edilməsi barədə Ədliyyə Nazirliyinin 29 aprel 2006-cı il tarixli əmri ləğv edilib.
Azərbaycanda notariat fəaliyyəti üzrə kargüzarlığın aparılması işi, o cümlədən sənədlərin hazırlanması, qeydiyyatı, hərəkəti, icrası, uçotu, Dövlət notariat arxivinə verilməsi və həmin arxivdə kargüzarlığın aparılması yeni Təlimata uyğun olaraq tənzimlənəcək. Notariat fəaliyyəti üzrə kargüzarlıq notariusun öz vəzifələrini həyata keçirməsi ilə əlaqədar sənədləşdirmə və sənədlərlə işin təşkili üzrə fəaliyyətidir. Notariat kontorlarında kargüzarlığın aparılması qaydalarına riayət edilməsi üzrə nəzarəti Ədliyyə Nazirliyinin Qeydiyyat və notariat baş idarəsi həyata keçirir. Notariat fəaliyyəti üzrə kargüzarlıq Azərbaycan Respublikasının dövlət dilində aparılır. Notariat kontorunun fəaliyyətinə rəhbərlik edən böyük dövlət notariusu (dövlət notariusu) və xüsusi notarius kargüzarlığın düzgün təşkili və aparılması üçün məsuliyyət daşıyır.
Sənədlər hazırlanarkən, notariat kontorunun adı (sənədin blankında əks etdirilir) və sənəd növünün adı (məktublar istisna olmaqla), sənədin başlığı (mətni A5 (148×210) formatlı kağızda çap olunan sənədlər və bildirişlər istisna olmaqla) göstərilməli, sənədlərə ünvan yazılmalı, tarix və nömrə qoyulmalı, sənədin rəsmiləşdirilməsi haqqında qeydlər yazılmalıdır. Sənəd ona rəsmi xarakter və hüquqi qüvvə verilməsi məqsədi ilə rəsmiləşdirilməlidir. Rəsmiləşdirmə sənədin imzalanması, təsdiq edilməsi, qeydə alınması və ona möhür vurulması vasitəsi ilə həyata keçirilir. Sənədi imzalamalı Dövlət notariat arxivinin müdiri müvəqqəti işdə olmadıqda, sənədi onun səlahiyyətlərini icra edən şəxs imzalayır. Bu zaman sənədi imzalamış şəxsin faktiki vəzifəsi, adı və soyadı göstərilməlidir. Sənədi “əvəzinə” sözünü yazmaqla və ya vəzifənin adının qabağına xətt çəkməklə imzalamaq qadağandır. Sənəd təsdiqetmə qrifi ilə və ya müvafiq sərəncam mahiyyətli sənəd qəbul etməklə təsdiq olunur. Əsli təsdiq edilməli olan maliyyə sənədlərinə, arayışlara, əmək kitabçalarına, sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması aktlarına, habelə lazımi hallarda başqa sənədlərə imza qoyulması ilə bərabər Azərbaycan Respublikasının dövlət gerbi əks olunmuş möhür vurulur. Möhür vəzifə adının və şəxsi imzanın üstünü tutmamalıdır. Sənədlərin kompüter (makina) üsulu ilə hazırlanması 6.38-90 dövlətlərarası standartın tələbinə uyğun surətdə həyata keçirilir.
Kompüter üsulu ilə yazılan sənədlərin (maliyyə, statistik və digər cədvəllər istisna olmaqla) mətni “Arial”12 şrifti ilə A4 və ya digər kağız formatlarında bir və ya bir yarım sətirarası intervalla yazılmalıdır. Sənədlər çap olunarkən, vərəqdə soldan 25 mm, sağdan ən azı 8 mm, yuxarıdan 20 mm, aşağıdan A4 formatlı kağızlar üçün azı 19 mm, aşağıdan A5 formatlı kağızlar üçün azı 16 mm saxlanılır. 9327-60 dövlətlərarası standart üzrə A5 formatlı sənədlərin mətni bir sətirarası intervalla, mətbəə üsulu ilə nəşr edilən sənədlərin mətni iki sətirarası intervalla, qalan sənədlərin mətni isə bir yarım sətirarası intervalla çap edilir. Sənədin hər abzasının birinci sətri sol sahənin hüdudundan beş-səkkiz çap işarəsi intervalı ilə çap edilir. Təşkilatın adında köməkçi sözlərdən başqa bütün sözlərin və onların tərkibinə daxil olan xüsusi isimlərin baş hərfi böyük yazılır (məsələn: Azərbaycan Respublikasının Qiymətli Kağızlar üzrə Dövlət Komitəsi). Təşkilatların struktur bölmələrinin adının yalnız baş hərfi böyük yazılır (məsələn: Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Aparatı). Struktur bölmələrinin tərkibindəki ayrı-ayrı struktur vahidlərinin adı kiçik yazılır (məsələn: Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Qanunvericilik baş idarəsi). Rayon (şəhər) icra hakimiyyəti orqanlarının adlarında bütün sözlərin baş hərfi böyük yazılır (məsələn: Yasamal Rayon İcra Hakimiyyəti). Nazirlər Kabinetinin 2004-cü il 5 avqust tarixli 108 nömrəli Qərarı ilə təsdiq edilmiş “Azərbaycan dilinin orfoqrafiya qaydalarına” uyğun olaraq birinci hərfi böyük yazılan vəzifələrin adları (Azərbaycan Respublikasının Prezidenti, Azərbaycan Respublikasının Baş naziri və s.) istisna olmaqla, qalan vəzifə adları kiçik hərflə yazılır (Azərbaycan Respublikasının ədliyyə naziri, Azərbaycan RespublikasıƏdliyyə Nazirliyinin Qeydiyyat və notariat baş idarəsinin rəisi və s.). Başlanğıc hərflərindən yaradılmış mürəkkəb ixtisar adları böyük hərflə yazılır (məsələn: Ədliyyə Nazirliyi – ƏN). İki və daha artıq səhifəsi olan sənədlər ikinci səhifədən başlayaraq nömrələnməlidir. Nömrələr ərəb rəqəmləri ilə yazılır.
Sənədlərin surətlərinin çıxarılması üçün notariat kontoruna rəhbərlik edən notariusun və ya Dövlət notariat arxivinin müdirinin göstərişi və ya icazəsi tələb olunur. Sənədin surətləri kompüter (makina) üsulu ilə notariat kontorunun blankında deyil, adi vərəqdə hazırlanarsa, blankın rekvizitləri daxil edilməklə, sənədin mətni tam köçürülür. Surətin birinci vərəqinin yuxarı sağ küncündə “Surət” qeydi yazılır. Kompüter (makina) üsulu ilə və ya surətçoxaldıcı texniki vasitələrin köməyi ilə əldə edilmiş surətlər, onların əsli ilə düz olmasını təsdiq edən notarius tərəfindən imzalanır və möhür vurulur. Qanunvericiliklə müəyyən edilmiş hallarda müvafiq səs yazısını əks etdirən audio, video yazılar və elektron daşıyıcılarda olan yazılar daimi saxlanmaq üçün Dövlət notariat arxivinə verilə bilər və ya maqnitsizləşdirmək yolu ilə silinə bilər. Arayışın və məlumat vərəqəsinin mətni iki hissədən ibarət olmalıdır. Birinci hissədə sənədin hazırlanması üçün əsas götürülən faktlar, ikinci hissədə nəticələr yazılır. Arayışlar və məlumat vərəqələri təşkilatların blanklarında çap olunur, notarius və ya Dövlət notariat arxivinin müdiri tərəfindən imzalanır. Vətəndaşların xahişi ilə verilən arayışlar ümumi blanklarda və ya trafaret mətnli blanklarda tərtib olunur, təşkilatın rəhbəri tərəfindən imzalanaraq təsdiq edilir və müvafiq kitabda qeydə alınır. Mirasın qəbulu, vərəsəlik şəhadətnaməsinin verilməsi, mirasdan imtina edilməsi, xərclərin miras əmlak hesabına ödənilməsi, miras əmlakın qorunması üçün tədbirlərin görülməsi notariat sənədlərindən dublikatın alınması, məbləğin depozit hesabı vasitəsilə ödənilməsi haqqında ərizələr və “Notariat haqqında” qanunda nəzərdə tutulmuş tədbirlərlə bağlı sənədləşdirilmiş məlumatlar daxil olan sənədlərin qeydə alınması kitabında qeydə alınır və icra üçün notariat kontoruna rəhbərlik edən notariusa verilir. Başqa sənədlərdən fərqli olaraq, mirasın qəbul edilməsi, vərəsəlik şəhadətnaməsinin verilməsi və ya mirasdan imtina edilməsi, xərclərin miras əmlak hesabına ödənilməsi, miras əmlakın qorunması üçün tədbirlər görülməsi (əgər bu tədbirlər görülmüşdürsə) haqqında ərizələr, habelə kreditorların tələbləri dərhal ayrıca vərəsəlik işlərinə ayrılır, bunların hər birinə işlərin nomenklaturuna uyğun gələn indeks verilir, sonra o, vərəsəlik işlərinin uçotu kitabında (10 nömrəli əlavə) qeydə alınır və ona həmin kitab üzrə sıra nömrəsinə uyğun gələn nömrə verilir. Göstərilən ərizə üzrə vərəsəliyin rəsmiləşdirilməsi ilə əlaqədar bütün sənədlər vərəsəlik işinə tikilir. Əgər vərəsəlik işinin icraatı cari ildə qurtarmamışsa, iş eyni nömrə altında sonrakı ilə keçir və yenidən qeydə alınmır.
Təlimata əsasən notariat kontorunda və ya Dövlət notariat arxivində kargüzarlıq elektron formada aparıla bilər.
