Müəllif: Stiven Breqq (Steven Bragg), Ernst & Young şirkətinin maliyyə məsləhətçisi, 4 şirkətin maliyyə direktoru, Meyn ştatının Universitetinin iqtisad doktoru. Material ingilis dilindən qısaldılmış və uyğunlaşdırılmış tərcümədə dərc olunur.
Maliyyə direktoru vəzifəsini yenicə tutmuş insanı icra olunacaq məsələlərin çoxluğu heyrətləndirə bilər. Nədən başlamalı? Aşağıda göstərilmiş siyahı bu vəzifələri yerinə yetirməkdə prioritetləri müəyyənləşdirməyə kömək edə bilər.
Pul vəsaitlərinin hərəkətinin proqnozlaşdırılması sistemlərinin yaradılması və dəqiqliyinin artırılmasına yönəlmiş birinci növbədə icra olunması lazım olan bir neçə vəzifəni dəqiq ayırd etmək lazımdır, bunlar kreditor və debitor borcları, borcların ödənilməsi, müqavilələr və sərmayə qoyuluşu kimi məsələlərin dərindən bilinməsini tələb edir. Yeni maliyyə direktoru hər hansı digər fəaliyyətə keçməzdən öncə bu informasiyanı dəqiq mənimsəməlidir, çünki, pul vəsaitləri olmadan şirkət elə tez iflasa uğraya bilər ki, maliyyə direktoru sadəcə olaraq digər məsələlərin icrasına başlamağa yetişməyə bilər.
Pul vəsaitlərinin hərəkətinin proqnozlaşdırılması sistemindən sonra növbəti mühüm vəzifə qüvvədə olan bütün müqavilələrin nəzərdən keçirilməsidir. Maliyyə direktoru onları şəxsən gözdən keçirtməli və bu müqavilələrdə gələcəkdə şirkəti riskə uğrada biləcək və ya onun rentabelliyinə əhəmiyyətli dərəcədə mənfi təsir göstərə biləcək şərtlərin olub-olmamasını aydınlaşdırmalıdır.
Prioritetinə görə növbəti vəzifə qrupu maliyyə direktoruna hansı problemlərin baş verə biləcəyi və onların sonrakı fəaliyyətə necə təsir göstərə biləcəyini müəyyənləşdirməyə kömək edən göstəricilər sisteminin yaradılması ilə əlaqədardır.
Daha sonra siyahıda maliyyə direktorunun tabeçiliyində olan işçilərin iş imkanlarının nəzərdən keçirilməsi və işçi heyətin təlimində işin və tələbatların qrafikidir. Təcrübəsiz maliyyə direktoruna bu məsələ birinci dərəcəli görünə bilər, lakin bizim siyahıda onun üstünlük dərəcəsi aşağıdır, belə ki, kadrlarla iş orta və ya uzunmüddətli məqsədlərə yaxındır. O, maliyyə direktorunun tabeliyində olan sahələrdə qısamüddətli iş nəticələrinə cüzi təsir edir, amma yuxarıda göstərilən vəzifələr isə çox tez yerinə yetirilməlidir ki, maliyyə direktoru hansı sahələrin riskə məruz qaldığını və təcili diqqət tələb etdiyini müəyyənləşdirsin.
Kadrlarla işdən sonrakı lazımi fəaliyyətin üstünlük dərəcəsinə görə sıralanması şirkətdə konkret vəziyyətdən asılı olaraq dəyişə bilər. Buna baxmayaraq, biz maliyyə direktoruna bu prioritetlərə dəqiq riayət etməyi məsləhət görürük, çünki bu vəzifələrin yerinə yetirilməsi ona təşkilatın ən mühüm qısamüddətli tələbatlarını qarşılamağa imkan verəcək.
1. Pul vəsaitlərinin hərəkətinin proqnozu. Əgər şirkətin pulu qurtarıbsa, istənilən digər hərəkətlər faydasızdır; buna görə də pul vəsaitlərinin hərəkətinin proqnozunu ləngimədən hazırlayın və ilk vaxtlarda onu hər həftə nəzərdən keçirin. Onun dəqiqliyini artırmaq üçün modelə daima dəyişikliklər edin.
2. Bank hesablarının gündəlik yoxlanışının təşkili. İlkin bank balansları haqda qeyri-dəqiqlik varsa pul vəsaitlərinin hərəkətinin proqnozu o qədər də dəqiq olmayacaq. İnternet vasitəsilə bank hesablarının yoxlanışını təmin edin və gündəlik yoxlanışın məhz bu informasiyaya əsaslandığından əmin olun.
3. Kreditor borcların təhlili. Təkcə bütün cari kreditor borclarını nəzərdən keçirməyin, eləcə də kreditor borclardan məsul olan işçilərlə birlikdə təchizatçıların reestrlərinin tam illik yoxlanışını da keçirin. Məqsəd – ödəmələrin xarakterini, məbləğini və müddətlərini aydınlaşdırmaqdır. Belə informasiya pul vəsaitlərinin hərəkətinin proqnozunu dəqiqləşdirmək üçün son dərəcə mühümdür.
4. Borcların tələb edilməsinin təhlili. Debitor borclara məsul olan işçilərlə birlikdə , hətta hazırda debitor borc yoxdursa belə bütün mühüm müştəriləri də daxil etməklə bütün debitor borcları nəzərdən keçirin. Bu, proqnozların tərtib edilməsi üçün pul vəsaitlərinin mədaxili haqda yaxşı təsəvvür yaradacaq.
5. Kredit razılaşmalarının təhlili. Ödəmə tarixləri, faiz dərəcələri, xüsusən də kreditorun borcun vaxtından əvvəl ödənilməsini tələb etməsinə səbəb ola biləcək istənilən qeydləri yoxlamaq üçün kredit razılaşmasını şəxsən nəzərdən keçirin. Bunları bilmək pul vəsaitlərinin hərəkətinin proqnozu sistemində gözlənilməzliklərin qarşısının alınmasına kömək edəcək.
6. Sərmayə qoyuluşlarının təhlili. Pul vəsaitlərinin hərəkətinin proqnozu sistemində son yeri sərmayə qoyuluşları tutur. Pul vəsaitləri ilə əlaqədar olan məsələlər arasında sərmayə qoyuluşları prioritetlərinə görə sonuncu yeri tutur, çünki adətən bunlar diskresion ödəmələrdir. Maliyyə direktoru bilməlidir ki, hansı sərmayə qoyuluşları təxirəsalınmaz mühüm qısamüddətli mövqelərdir, hansılarını isə potensial olaraq gələcəyə keçirmək olar.
7. Müqavilələrin təhlili. Maliyyə direktoru və hüquq məsləhətçisi qüvvədə olan bütün müqavilələrin nüsxələrini almalı və ətraflı öyrənməlidirlər ki, onlarda nəzərə alınmamış borc və ya ehtimal olunan məhkəmə prosesləri olmasın. Bu problem vəzifədə olduğu ilk günlərdən maliyyə direktoru tərəfindən diqqət tələb edir.
8. Göstəricilər sisteminin yaradılması. Bir sıra sahələrdə şirkətin işinin nəticələrini müəyyənləşdirmək üçün çoxaylıq trend xətti üzrə ilkin göstəricilər sistemini yaradın. Əlbəttə, buraya debitor və kreditor borclarının günlərini, eləcə də ehtiyatları, gəlirin ümumi və əməliyyat normalarını, ümumi zərərsizlik nöqtəsini və kredit müqavilələrinin şərtlərinin nəzərdə tutduğu istənilən göstəriciləri aid etmək olar. Konkret göstəricilər sahəsindən asılı olaraq dəyişəcəklər. Məqsəd – maliyyə direktoruna şirkətin işində olan potensial problemlər haqqında məlumat verməkdir.
9. Satışlar haqda hesabatların hazırlanması. Maliyyə direktoru ən az qarşıdakı bir aya gözlənilən satışlar, eləcə də sifariş portfelindəki dəyişikliklər barədə məlumatlı olmalıdır. Bu göstəricilər təkcə maliyyə direktoruna deyil, həm də bütün menecerlər komandasına təqdim edilən satışların həftəlik hesabatında öz əksini tapmalıdır.
10. Operativ hesabatların hazırlanması. Maliyyə direktoru satış hesabatlarında sadalanmış bütün dövri satışları bir operativ hesabatda birləşdirir, burada hesabat dövrü üçün ən son gözlənilən maliyyə yekunları maddələrlə göstərilir. Satış heasbatları kimi operativ hesabat da həftəlik hazırlanmalı və bütün menecer komandasına göndərilməlidir. İlkin təxirəsalınmaz 10 vəzifəni icra edərək maliyyə direktoru pul vəsaitlərinin hərəkətinin bütün aspektləri, müqavilələrlə problemlər və qısamüddətli maliyyə yekunları haqda məlumat alacaq.
11. İşçi heyətin nəzərdən keçirilməsi. Qısamüddətli məsələlər həll edildikdən sonra maliyyə direktorunun ən başlıca uzunmüddətli aktivi olan işçilərə keçmək olar. Bu nəzərdən keçirilmə maliyyə direktorunun birbaşa və ya dolayısı ilə tabeliyində olan bütün işçilərin rezümelərinin öyrənilməsi, onlarla şəxsi görüşlər və ya qrup yığıncaqlarından ibarətdir. Nəticədə hər bir işçinin bacarıqları və motivasiyası, onun zəif tərəfləri və təlim tələbatları haqda aydın təsəvvürə malik olmaq lazımdır.
12. Şöbələrin işinin təhlili. Maliyyə direktorunun məsuliyyət daşıdığı funksiyalar üçün göstəricilər sistemini işləyib hazırlayın və onlardan hansının effektivliyini ilk növbədə artırmaq lazım olduğunu müəyyənləşdirin. İşçi heyətin ilkin icmalına istinad edərək effektivliyin artırılması planını hazırlayın və onu həyata keçirməyə başlayın.
13. Təlim proqramlarının hazırlanması. İşçi heyətin icmalı və şöbələrin işinin effektivliyinin artırılması planına istinad edərək, bu planda işçinin hansı yeri tutmasından asılı olaraq hər bir işçi üçün təlim planı hazırlayın.
14. Vəzifələrin ötürülməsi. Üç öncəki vəzifənin yerinə yetirilməsi zamanı toplanmış göstəricilərə istinad edərək maliyyə direktoru bir sıra vəzifələrin tabeçiliyində olan işçilərə ötürülmə imkanını nəzərdən keçirməlidir ki, daha prioritet vəzifələrin icrasına daha çox vaxt ayıra bilsin. Əgər vəzifələri ötürəcək səriştəli əməkdaşlar yoxdursa, maliyyə direktorunun növbəti addımı işçi heyətin keyfiyyətinin artırılması məqsədilə əməkdaşların əvəzlənməsi olmalıdır. İşçi heyətin idarə edilməsində prioritet məsələlərin icrasına başlayaraq maliyyə direktoru risklərin aşkarlanması və aradan qaldırılmasına keçə bilər.
15. Auditor tövsiyyələrinin nəzərdən keçirilməsi. Hər bir yoxlamadan sonra adətən, xarici auditorlar şirkətin rəhbərliyinə nəzarət problemlərinin, və ya onların fikrincə diqqət tələb edən problemlərin sadalandığı məktub göndərirlər. Bu –potensial problemli sahələri tezliklə öyrənmək istəyən yeni maliyyə direktoru üçün əla informasiya mənbəyidir.
16. Daxili auditorların hesabatlarının nəzərdən keçirilməsi. Xarici auditorların məktubları kimi, daxili auditorların hesabatları da potensial risk sahələri haqda məlumat verir, baxmayaraq ki, bir çox firmalar daxili audit qruplarına malik deyillər və ya bu qruplar məhdud sayda sahələrdə fəaliyyət göstərirlər. Əgər belə hesabatlar mövcuddursa, maliyyə direktoru onları almalı və öyrənməlidir.
17. Nəzarət sistemlərinin təhlili. Maliyyə direktoru iki öncəki vəzifənin yerinə yetirilməsi nəticəsində alınmış məlumat əsasında bütün maliyyə nəzarətini ümumilikdə nəzərdən keçirməli, eləcə də bütün uçot və maliyyə əməliyyatlarında funksional nəzarət sxemlərini öyrənməlidir. Bunun nəticəsində nəzarət sistemlərində maliyyə direktorunun aradan qaldıra biləcəyi zəif tərəflər aşkarlanmalıdır.
18. Sığorta polislərinin təhlili. Qüvvədə olan bütün sığorta polislərinin təhlili, eləcə də əlavə sığorta təminatı tələb edən bütün öhdəliklərin qiymətləndirilməsi üçün maliyyə direktoru hüquqi firma tutmalıdır.Bu, maliyyə direktorunun kifayət qədər səriştəli olmadığı texniki sahə olduğu üçün ekspertin cəlb olunması ehtiyacı yaranır. Maliyyə direktoru ekspertin hesabatı ilə tanış olmalı və sığorta sisteminə lazımi dəyişiklikləri etməlidir.
19. Digər risklərin nəzərdən keçirilməsi. Maliyyə direktoru şirkətin məruz qaldığı digər riskləri də qiymətləndirmək üçün digər şöbələrin rəhbərləri ilə də görüşməli və bu risklərin hər birini kompensasiya edən risk idarəetmə strategiyası hazırlamalıdır. Bu vəzifə risklərin idarə edilməsi ilə bağlı prioritetlər siyahısının sonuncu bəndidir. Bundan sonra maliyyə direktoru hesabat sisteminin təkmilləşdirilməsinə keçə bilər.
20. Şirkət rəhbərliyi üçün məruzələrin təhlili. İndi maliyyə direktoru şirkətin fəaliyyəti haqqında kifayət qədər biliklərə malik olmalıdır ki, mühasibatlıq və maliyyə şöbələrinin məruzələrinin şirkətin lazımi idarə edilməsi üçün tələb olunan bütün məlumatları özündə ehtiva etməsi barədə anlayışa malik olsun. Çox ehtimal ki, mövcud hesabat sisteminin kökündən dəyişdirilməsi lazım gələ bilər.
21. Kompüter sisteminin tələbatlarının təhlili. Rəhbərlik üçün yeni məruzələrin hazırlanması zamanı ilkin kompüter sistemlərində nöqsanlar aşkarlana bilər, məsələn, yaddaş cihazının tutumunun azlığı və ya əsas informasiyanın müxtəlif növlərinin avtomatik toplana bilməməsi. Bu, maliyyə direktoru tərəfindən bu sistemlərin qiymətləndirilməsi və əgər ehtiyac varsa onların uzunmüddətli modernizasiyasına başlamaq üçün uyğun məqamdır.
22. Xərclərin təhlili. Maliyyə direktoru gəlirlər və itkilərin birlikdə müfəssəl təhlili və xərclərin azaldılması üçün qısa- və uzunmüddətli planlar işlənib hazırlanması məqsədilə mühasiblərlə, eləcə də əksər şöbə müdirləri ilə qrup və fərdi görüşlər keçirməlidir.
23. Maliyyə siyasətinin təhlili. Şirkətin gəlirləri maliyyə şöbəsində qəbul edilmiş kredit verilməsi, sərmayənin mümkün variantları və vergiqoyma məsələləri barədə siyasətdən asılı ola bilər. Maliyyə direktoru müvafiq şöbələrlə (məsələn, satış şöbəsinin müdiri ilə kredit siyasətini təhlil etmək)onların fəaliyyət sahələri üçün lazımi siyasətin işlənib –hazırlanması məqsədilə işləməlidir.
24. Büdcə prosesinin işlənib hazırlanması. Əgər maliyyə direktoru standart büdcə müddətinin ortasında işə başlayırsa büdcə məsələlərinin prioriteti arta bilər. Bu proses onun daha öncəki dövrlərdə effektivliyinin qiymətləndirilməsi, şirkətin strategiyası ilə uyğunluğu və menecerlərin maddi stimullaşdırılmasına müvafiqliyindən ibarət olmalıdır. Əsas cəhət maliyyə direktorunun tələb olunan pul vəsaitlərinin müddətləri və həcmləri barədə təsəvvürə malik olması üçün maliyyə planının hazırlanmasıdır.
25. Kreditorlarla görüş. Əgər maliyyə direktoru vəzifənin icrasına başlayarkən şirkətin ciddi çətinlikləri vardırsa, bu məsələnin prioriteti arta bilər. Əks halda maliyyə direktoru ilk öncə maliyyə büdcəsini işləyib hazırlamalı, sonra isə şirkətin tələbatlarını ödəməkdə necə yardım edə biləcəklərini öyrənmək üçün kreditorlarla görüşməlidir.
26. Sərmayə bankları ilə görüş. Büdcə prosesinin nəticəsi təkcə kredit alınması planı deyil (iki öncəki vəzifəyə bax), həm də əgər ehtiyac varsa əlavə kapitalın cəlb olunmasıdır. Şirkətin sərmayə bankları ilə birlikdə maliyyə direktoru səhm bazarlarının vəziyyəti və əlavə kapitalın cəlb olunma dəyərini müəyyənləşdirməlidir.
27. Ehtiyatların köhnəlməsinin təhlili. Əgər şirkətin aktivlərinin mühüm hissəsini ehtiyatlar təşkil edirsə, maliyyə direktoruna ehtiyatların vəziyyətini, saxlanma yerini, yaşını və dəyərinin azalma ehtimalını öyrənmək üçün çox zaman tələb oluna bilər. Bu hərəkətlər lazımdır, belə ki, ehtiyatlar haqda hesabatlar fırıldaqçılıq və nəzərdən qaçmalara məruz qalır, ya da həddən çox qiymətləndirilmiş olur. Qısacası, lazımınca izlənmədikdə məhsul ehtiyatları maliyyə direktoru üçün gecə dəhşətinə çevrilə bilər.
28. Sənədlərin saxlanması sisteminin təhlili. Prioritetinə görə ən son vəzifə sənəd saxlanması sisteminin təhlilidir. Maliyyə direktorları çox zaman buna əhəmiyyət vermirlər, lakin sənədlərin diqqətsiz saxlanılması istənilən audit zamanı ciddi problemlər yarada və dövlət orqanları tərəfindən cərimə sanksiyalarına gətirib çıxara bilər. Alçaq prioritetə malik olmasına baxmayaraq bu bənd də diqqətəlayiqdir.
Yuxarıda göstərilmiş prioritetlər siyahısı heç kimdə elə bir təsəvvür yaratmamalıdır ki, hər hansı vəzifəni icra etdikdən sonra ona bir daha qayıtmaq lazım deyil. Əksinə, hər bir prioritet vəzifənin icrası zamanı əlavə iş tələb edən problemli sahələr aşkarlana bilər. Bundan əlavə, istənilən sistem zaman keçdikcə tənəzzülə uğraya bilər, buna görə də lazımi tərzdə fəaliyyət göstərməsindən əminlik üçün maliyyə direktorundan müntəzəm yoxlanmasını tələb edir. Ümid edirik ki, yeni maliyyə direktoru bu siyahıya dəfələrlə qayıtdığının şahidi olacaq.
