Hamı çoxdan bilir ki, çoxvəzifəlilik o qədərdə yaxşı deyil: o, diqqəti bir şeyə yönəltməyə imkan vermir və nəticədə vaxt itkisinə səbəb olur.
Əslində tapşırıqların qruplaşdırılması və ya “paketləşdirmə” (task batching) texnikasının mahiyyəti olduqca sadədir: eyni tapşırıqları birləşdirin və sonra toplu şəkildə icra edin.
Tapşırıqların qruplaşdırılması metodundan necə istifadə etməli
1. İşlər siyahısını yaradın
Əvvəlcə nə etməli olduğunuzu müəyyənləşdirin və siyahı yaradın. Siz bunu kağız üzərində və ya smartfonlar üçün nəzərdə tutulmuş çoxsaylı tətbiqlərdə edə bilərsiniz. Əsas odur ki, hər şeyi qeyd edəsiniz. Yaxşı olar ki, planlaşdırmaya hər gün (və ya ən azı hər həftə) vaxt ayırasınız.
2. Tapşırıqları kateqoriyalar üzrə bölün
Siyahını hazırlayandan sonra bütün tapşırıqları kateqoriyalara bölün. Əsas odur ki, hər şey rahat və aydın olsun.
Məsələn, “Elektron məktublara cavab vermək” və ya “İş yoldaşlarıma zəng etmək” kimi işləri “Danışıqlar” kateqoriyasına, “Məqaləni tamamlamaq” və “Düzəlişlər etmək” işlərini “Mətn” kateqoriyasına daxil edin.
Daha bir variant – tapşırıqları onları yerinə yetirəcəyiniz məkan üzrə qruplaşdırmaq. Məsələn, “Supermarket”, “Ofis” və s.
3. Vaxtı “kilidləyin”
Vaxtı “kilidləmək” dedikdə, nə başa düşülür? İlk yerinə yetirmək istədiyiniz tapşırıqlar blokunu seçin və bütün diqqətinizi yalnız onlar üzərində cəmləşdirin – başqalarına əhəmiyyət verməyin.
Daha bir variant – “Pomidoro” texnikasından istifadə etməkdir. Xatırladaq ki, bu texnika hər bir tapşırıq üzərində 25 dəqiqə işləməyi nəzərdə tutur.
4. Ən məhsuldar olduğunuz vaxtı nəzərə alın
Ən məhsuldar olduğunuz günün vaxtını müəyyənləşdirin. İnsanların əksəriyyəti səhər saatlarında məhsuldar olsa da, istisnalar var. Çalışın prioritet tapşırıqları maksimum məhsuldar olduğunu saatlarda yerinə yetirəsiniz.
5. Diqqətinizi yayındıran amilləri aradan qaldırın
Növbəti qrup tapşırıqların yerinə yetirilməsinə başladıqda, diqqətinizi yayındıra biləcək faktorların olmamasına əmin olun. İstəsəniz, smartfonunuzu yoxlamaq üçün xüsusi vaxt ayıra bilərsiniz. Unutmayın: bir kateqoriyanın tapşırıqları edərkən, qalanları barədə düşünməyin.
Hansı tapşırıqları qruplaşdırmaq olar
Əslində bütün tapşırıqları qruplaşdırmaq mümkündür. Yazıçı, proqramçı, sahibkar və tapşırıqları qruplaşdırmağın tərəfdarı olan Skott Yanq bir neçə nümunə çəkir:
Elektron poçt. “Həftədə dörd saat işləmək” kitabın müəllifi Tom Ferris bəzən saatda 300 elektron məktub qəbul edir. Və bu həcmə baxmayaraq, o onları oxumağa gündə cəmi bir dəfə vaxt ayırır.
Oxu. Tapşırıqlar arasında nəsə oxumaq demək olar ki, faydasızdır, çünki heç nə yadınızda qalmayacaq. Yaxşı olar ki, bunun üçün ayrıca vaxt müəyyən edəsiniz.
Telefon danışıqları. Zəng etməli olduğunuz insanları və onların telefon nömrələrini qeyd edin. Birincisi, bu halda telefon zəngləri diqqətinizi yayındırmayacaq. İkincisi, danışmaq istədiyiniz insanların daha az məşğul olduğu vaxtı seçə bilərsiniz.
İstirahət və əyləncə. Bütün əyləncələri – filmlər, kompüter oyunları, gəzintilər – günün sonuna saxlayın. Bu, işləri ən qısa müddətdə bitirməyə həvəsləndirir və daha yaxşı istirahət etməyə imkan verir.
Alış-veriş. Evdən çıxmadan əvvəl paralel olaraq hansı işləri görə biləcəyinizi müəyyənləşdirin. Məsələn, eyni zamanda həm supermarketə, həm də poçta baş çəkə bilərsiniz. Bununla da təkcə vaxtınıza deyil, həm də benzinə qənaət etmiş olacaqsınız.
Sosial şəbəkələrdə mesajlaşma. Axşam bir saat İnternetdə söhbət etməyə ayırın. Qalan müddətdə sosial mediadakı bildirişləri söndürülmüş saxlayın.
Yemək hazırlama. Çox güman ki, hər gün yemək hazırlamağa vaxtınız yoxdur. Xoşbəxtlikdən, sivilizasiya bizə mikrodalğalı soba kimi köməkçi bəxş edib.
Təmir. Özünüzü toplayın və çoxdandır etmək istədiyiniz ev işlərini görün: köhnə lampaları dəyişdirin, xarab kranı düzəldin və s.
Düşünmə. Həmişə nəyisə planlaşdırmağa, bəzi problemləri həll etməyə çalışırsınız, amma bacarmırsınız? Skott Yanq bu məqsədlə düşünməyə ayrıca vaxt ayırmağı tövsiyə edir. Hər həftə 2-3 saatınızı düşünməyə sərf edin, məqsədlərinizi müəyyənləşdirin.
Bəli, tapşırıqlar paketinin tərtib edilməsi də tapşırıqdır. Buna görə buna ayrıca vaxt ayırın (yaxşı olar ki, axşam saatlarını seçəsiniz).
