Vəzifə təlimatı: Mühəndislik üzrə Direktor (Mərkəzi)

Fəaliyyət sahələri: Marriott Baku, Courtyard Marriott, Sheraton Baku, The Merchant Hotel, Dinamo Hotel.

Birbaşa Tabeçilik: Qrup üzrə Mühəndis direktoru

İşin Əhatə Dairəsi və Ümumi Məqsədi

Bütün otellərin Mühəndislik şöbələrinə dəstək olmaqla Mərkəzi Mühəndislik şöbəsinin səmərəli və qənaətcil şəkildə idarə edilməsini, tələb olunduqda bütün əməliyyat şöbələrinə xidmətin göstərilməsini, o cümlədən avadanlıqların, binanın və ərazinin optimal vəziyyətdə qorunub saxlanılmasını təmin etmək.

Əsas vəzifələr:

İdarəetmə

• Effektiv qeydiyyat sisteminin texniki təminatı daxil olmaqla, şöbənin administrasiyasının problemsiz fəaliyyəti üzrə cavabdeh olmaq.
• Şöbənin fəaliyyəti ilə əlaqədar bütün sənədlərin yenilənməsini, obyekt və onun sistemləri üçün müvafiq normalara uyğunluq sertifikatı və yerli orqanın təftiş hesabatları daxil olmaqla, bütün qeydlərin Transcendent proqram təminatında düzgün şəkildə saxlanılmasını təmin etmək.
• Bütün hesabatların hazırlanması və vaxtlı-vaxtında təqdim edilməsi üzrə cavabdeh olmaq.
• Texniki fəaliyyətlərin Texniki Strategiya ilə uyğun olmasını və tələb edilən fəaliyyətlərin müvafiq halda icra edilməsini təmin etmək.
• AHG Əməliyyat Standartları Təlimatlarını və Marriott Qlobal Standartlarını tam anlamaq, və uyğun şəkildə tətbiq etmək.
• Mütəmadi olaraq şöbə üzrə kommunikasiya iclasları keçirmək və şöbə üzrə brifinq və iclasların səmərəli olmasını və zəruri hallarda keçirilməsini təmin etmək.
• İl ərzində bir dəfə və ya ehtiyac olarsa iki dəfə, korporativ ofis tərəfindən audit təşkil etmək.
• Arzuolunan qiymətləndirməyə və xüsusiyyətlərin təkmilləşdirilməsinə nail olmaq üçün texniki audit nəticələrini düzəltmək.

Müştəri Xidməti

• Bütün işçilərin hər zaman brendin verdiyi vədləri icra etmələrini və müştərilərə yüksək səviyyədə xidmət göstərmələrini təmin etmək.
• İşçilərin müvafiq hallarda digər şöbələrdəki daxili müştərilərə də yüksək səviyyəli xidmət göstərmələrini təmin etmək.
• Bütün müştərilər və daxili müştərilərin şikayətləri və sorğularını nəzakətlə və səmərəli şəkildə dinləyərək daha sonra həmin problemlərin qənaətbəxş şəkildə həll edilməsini təmin etmək.

Maliyyə

• Şöbənin iqtisadi cəhətdən səmərəli fəaliyyəti üzrə cavabdeh olmaq.
• İllik və yenidən işlənmiş texniki büdcələrin obyekt üzrə iş tələblərinə əsasən Maliyyə şöbəsinin rəhbəri ilə yaxın əməkdaşlıq çərçivəsində hazırlamaq.
• Bütün texniki büdcə xərclərinin dəqiq qeydlərinin aparmaq və onlara yaxından nəzarət etmək.
• Brendin müştərilərə verdiyi vədləri icra edilərkən əsas fəaliyyət göstəricilərinə əsasən xərclərin proaktiv şəkildə idarə etmək.
• Bütün invoysların işlənmədən və ödəniş tətbiq edilmədən öncə büdcəyə uyğun ayrılması və təsdiq üçün imzanması.
• Biznes fəaliyyəti üzrə maliyyə hədəfləri, habelə müştərilərin gözləntilərini qarşılamaq üçün bir neçə funksiyanın, bir neçə tapşırığın eyni anda icra edilməsi və sərbəst qrafikdən istifadə edilməsi ilə əməkdaşların fəaəliyyət məhsuldarlığını maksimal şəkildə artırmaq.
• Düzgün və dolğun proqnozlaşdırma prosesini asanlaşdırmaq üçün biznes fəaliyyətlərini strateji şəkildə təhlil etmək.
• Maliyyə qeydlərinin aparılması, çirkli pulların yuyulması və lisenziyalaşdırma ilə əlaqədar bütün otel, şirkət və yerli qanunlar, siyasətlər və prosedurların maliyyə məlumatlarına dair vaxtında və düzgün şəkildə hazırlanmış hesabatlara uyğun olmasını təmin etmək.

Əməliyyatlar

• Bütün texniki personala öz vəzifələrini icra edərkən ciddi şəkildə nəzarət etmək, və zəruri olduqda vəzifə və öhdəliklər həvalə etmək.
• Mətbəx və camaşırxana da daxil olmaqla, sahənin Mühəndislik üzrə Direktoru ilə birlikdə oteldə bütün avadanlığın üçün hərtərəfli texniki-profilaktik proqramın hazırlanması və həyata keçirilməsi üçün Transcendent proqram təminatından tam istifadə etmək.
• Komanda üçün sonrakı işləri planlaşdırmaq, təyin etmək və yerinə yetirmək; və Transendent-də vəzifəni başa çatdırmaq və bağlamaq üçün nəticələr barədə məlumat vermək (Əlavə 1).
• İşçi qüvvəsi mənbələrini planlı işlərə və işlərin başa çatdırılması üçün tələb olunan iş saatları üzrə paylamaq.
• Xüsusi layihələri və kənar podratçıların işə cəlb edilməsini koordinasiya etmək, tələb edildikə onlara nəzarət etmək.
• Yaxşı təşkil edilmiş texniki anbar qurmaq və inventara ciddi şəkildə nəzarət etmək.
• Fəaliyyətlə bağlı potensial təkmilləşmələr barədə Qrup üzrə Mühəndis Direktoru məlumatlandırmaq.
• Ehtiyat hissələr və istehlak materiallarının ən qənaətli şəkildə satın alınması üçün Təchizat şöbəsi ilə birlikdə çalışmaq və hər avadanlıq üçün aydın və qısa satınalma sorğuları tərtib etmək.
• Təhlükəsizlik şöbəsi ilə birlikdə təhlükəsizlik və yanğından mühafizə üzrə otel personalı üçün təlim kursları keçmək.
• Obyekt, onun sistemləri və fəaliyyət prosedurlarının bütün tətbiq edilən yerli və milli normalara uyğun olmasını təmin etmək və əgər varsa normalara uyğun olmayan sahələr barədə Qrup üzrə Mühəndis Direktoru məlumatlandırmaq.
• Həddən artıq enerji sərf edən və yenisi ilə əvəz edilməsi tələb olunan avadanlıqlar barədə Qrup üzrə Mühəndis Direktoru məlumatlandırmaqla, bütün avadanlıqların enerji effektivliyini maksimal şəkildə artırmaq.
• Binanın maddi-texniki təminatı və qonaq otaqları və ümumi istifadə sahələrinin yenilənməsi üzrə cavabdeh olmaq.
• AHG uyğun olaraq mütəmadi olaraq planlaşdırılmış qonaq otağı xidmət proqramı hazırlamaq.
• Yol səthləri daxil olmaqla, bağların və zəminlərin qorunub saxlanılmasına nəzarət etmək.
• Şirkətin bütün təhlükəsizlik prosedurlarının icra edilməsi üzrə cavabdehlik.
• Texniki işçilərin sərbəst qrafikdə bir-birinə dəstək verərək digər şöbələrlə birlikdə işləməsini təmin etmək.

Personal

• Bütün texniki işçilərin işə cəlb edilməsi və seçilməsi prosesinə nəzarət etmək və yardımçı olmaq.
• Bütün texniki işçilərin punktuallığı və zahiri görünüşünə nəzarət etmək, onların müvafiq uniformada olmalarını təmin etmək, otel və şöbələrin şəxsi baxım standartlarına əsasən xarici görünüş və gigiyenaya xüsusi diqqət yetirmək.
• İşçilərin bilik və bacarıqlarını müvafiq təlimlərlə inkişaf etdirməklə onların fəaliyyət səmərəliliyini maksimal şəkildə artırmaq.
• İşçilərlə fəaliyyətin inkişafı üzrə illik müzakirələr aparmaq və onlara peşəkar inkişaf hədəflərinə çatmaları üçün dəstək olmaq.
• İşçiləri yaradıcı və yenilikçi olmaq üçün motivasiya etmək, onları fəaliyyətlərin uğurlu olmasına töhvə vermələri üçün təşviq etmək.
• Bütün işçilərin onlara aid qayda və prosedurları tam şəkildə anlamalarını və onlara əməl etmələrini təmin etmək.
• İşçilərin yanğından mühafizə, təhlükəsizlik və mühafizə ilə əlaqədar bütün otel, şirkət və yerli qaydalar, siyasətlər və prosedurlara əməl etmələrini təmin etmək.
• İşçilərin iştirakı barədə sorğunun nəticələrinə dair rəy bildirmək və müvafiq tədbirlərin görülməsini və həyata keçirilməsini təmin etmək.

Digər Vəzifələr

• Rəqib otellərin və digər təşkilatların müvafiq nümayəndələri ilə qurulmuş güclü, işgüzar əlaqələri qoruyub saxlamaq.
• Texniki funksiyalarla əlaqədar sektor, şirkət və otel tərəfindən müəyyən edilmiş dəyişikliklərə reaksiya vermək.
• Tələb edildiyi halda və vaxtda təlim və iclaslarda iştirak etmək.
• Həvalə edildiyi halda hər hansı digər məqbul vəzifə və öhdəlikləri icra etmək.

Texniki Təhlükəsizlik və Əməyin Mühafizəsi (TTƏM) üzrə Öhdəliklər:

• TTƏM siyasətləri və proseduralarından xəbərdar olmaq və bütün proseduraların təhlükəsiz və TTƏM prinsipləri çərçivəsində keçirilməsini təmin etmək.
• Ehtiyatlılığa riayət etmə öhdəliyindən xəbərdar olmaq və texniki təhlükəsizlik və əməyin mühafizəsi qanunvericiliyinə, siyasətlərinə və proseduralarına riayət etmək.
• Əmlak təhlükəsizliyi, ilkin yardım və yanğın və fövqəladə hal proseduraları ilə tanış olmaq və avadanlığın təhlükəsiz və düşüncəli tərzdə istismar etmək.
• Təhlükəli vəziyyətin aradan qaldırılması üçün tədbir görmək və supervayzerlərə/nəzarətçilərə potensial təhlükələr haqqında məlumat vermək.

Digər Öhdəliklər:

• Vaxtında işdə olmaq və gecikməyə yol verməmək.
• Hər zaman müvafiq uniformanın geyilməsi və fərdi ad nişanının taxılması kimi öhdəlikləri yerinə yetirmək.
• Xarici görünüş və gigiyena ilə bağlı ən yüksək standartları təmin etmək və otelin, habelə şöbənin şəxsi qulluq standartlarına riayət etmək.
• Həmkarlar və bütün digər şöbələrlə normal iş münasibətlərini qoruyub saxlamaq.
• Otelin müəyyən edilmiş daxili qayda və təlimatları, xüsusən də yanğınsöndürmə, gigiyena, sağlamlıq və texniki təhlükəsizliklə bağlı siyasət və prosedurlarını başa düşmək və onlara ciddi riayət etmək.
• Otelin ehtiyaclarına müvafiq olaraq tələb olunduqda, şöbədə hər hansı dəyişikliklərə reaksiya vermək.
• Tələb olunduqda, təlim sessiyaları və toplantılarda iştirak etmək.
• Təyin edilmiş digər müvafiq vəzifə və öhdəlikləri yerinə yetirmək.
• Otelin dəyərlərini nümayiş etdirmək və möhkəmləndirmək.
• Mövsüm otelində olarkən Qrup üzrə Mühəndis Direktoru ilə razılaşdırılmış tezliyə və razılaşmalara əsasən otelləri mütəmadi olaraq ziyarət etmək.

Job Desctiprion:
Director of Engineering (Central)

Properties under scope: Marriott Baku, Courtyard Marriott, Sheraton Baku, The Merchant Hotel, Dinamo Hotel.
Direct Reporting: Group Director of Engineering

Scope and General Purpose of Job:

To ensure the efficient and economic operation of the Centralized Engineering Department in support of all Engineering Departments in hotels, supplying services as required to the entire operation, and maintaining equipment, building, and grounds in optimum condition in all the properties assigned under scope.

Main Duties:

Administration

• To be fully in charge and responsible for the smooth function of the department’s administration, including the maintenance of an efficient filing system.
• To make sure that all documents related to the operation of the department are being kept up to date and that all records are correctly maintained in Transcendent Software, including the applicable code compliance certificates and local authority inspection reports for the property and its systems.
• To assume full responsibility for the preparation and timely submittal of all reports.
• To ensure that the Engineering activities are aligned with the Engineering Strategy, and that required actions have been implemented where appropriate.
• To fully understand, implement and work in accordance with AHG Operation Standards Manuals and Marriott Global Standards in Franchise Properties.
• To conduct regular departmental communications meetings and ensure that departmental briefings and meetings are effective and conducted as necessary.
• To support smooth technical audit by corporate office once or if needed twice per year.
• To act and rectify the findings of technical audit to achieve desired score & improvements in the properties.

Customer Service

• To ensure that all employees deliver the brand promise and provide exceptional service at all times.
• To ensure that employees provide excellent service to internal customers in other departments as appropriate.
• To handle all internal customer complaints and inquiries in a courteous and efficient manner, following through to make sure problems are resolved satisfactorily.

Financial

• To assume full responsibility for the cost-effective operation of the Centralized Engineering Department.
• To prepare the annual and revised Engineering budgets in close cooperation with the Head of Engineering in Hotels, relevant to the operational requirements of the property.
• To keep accurate records and monitor closely all Engineering expenditures caused during maintenance activities.
• To proactively manage costs based on key performance indicators while still delivering the brand promise to the guest.
• To allocate and countersign all invoices chargeable to the Hotel’s engineering budget related to Centralized Activities before they are processed and charged.
• To maximise employee productivity through the use of multi-skilling, multi-tasking and flexible scheduling to meet the financial goals of the business as well as the expectations of the properties.
• To strategically analyse business performance to facilitate accurate and meaningful forecasting.
• To ensure that all hotel, company and local rules, policies and regulations relating to financial record keeping, money handling and licensing are adhered to, including the timely and accurate reporting of financial information.

Operational

• To supervise closely all Engineering personnel in the performance of their duties, and delegate duties and responsibilities, as required.
• To fully utilize the Transcendent Software to develop and implement a comprehensive preventive maintenance programme for all equipment in the hotel’s together with property DOE, including kitchen and laundry.
• To plan, assign and follow-up works to the team and report the properties upon completion and closing the task in Transcendent (Refer Annex-1).
• Distribute the manpower resources as per planned works and required number of man-hours to complete the works.
• To coordinate and, if so requested, supervise special projects and employment of outside contractors.
• To establish a well organised Engineering store and closely control inventory.
• To advise the Group Director of Engineering for potential improvements to the operation.
• To work with purchasing department for the most economic purchase of parts and consumables and to write clear and concise purchase requests for each item.
• To conduct training courses for the personnel in life safety and maintenance procedures.
• To ensure that the property, its systems and the operational procedures comply with all the prevailing local and national codes, notifying the GDOE of areas of non-compliance, if any.
• To maximise the energy efficiency of all equipment, notifying the GDOE of energy-inefficient equipment that should be replaced.
• To assume full charge of scope under maintenance and guestroom and public area renovations.
• To establish a regular planned guestroom servicing programme as per AHG/MI guidelines.
• To supervise the maintenance of gardens and grounds, including road surfaces.
• To be fully responsible for the implementation of all company life safety procedures.
• To make sure that Engineering employees work in a supportive and flexible manner.

Personnel

• To oversee and assist in the recruitment and selection of all Engineering employees.
• To oversee the punctuality and appearance of all Engineering employees, making sure that they wear the correct uniform and maintain a high standard of personal appearance and hygiene, according to the hotel and department’s grooming standards.
• To maximise the effectiveness of employees by developing each of their skills and abilities through the appropriate training, coaching, and/or mentoring.
• To conduct annual Performance Development Discussions with employees and to support them in their professional development goals.
• To encourage employees to be creative and innovative, challenging and recognising them for their contribution to the success of the operation.
• To ensure that all employees have a complete understanding of and adhere to employee rules and regulations.
• To ensure that employees follow all company and local rules, policies and regulations relating to fire and hazard safety, and security.
• To feedback the results of the Engagement Survey and to ensure that the relevant actions are taken and implemented.

Other Duties

• To maintain strong, professional relationship with the relevant representatives from competitor hotels and other organisations.
• To respond to changes in the Engineering function as dictated by the industry, company and hotel.
• To attend training sessions and meetings as and when required.
• To carry out any other reasonable duties and responsibilities as assigned.

Obligations on Technical and Occupational Safety (TOS):

• To be aware of the policies and procedures on the TOS and to ensure that all procedures are implemented in the framework of principles of safety and the TOS.
• To be aware of the obligation of caution and to follow the legislation, policies and procedures on the TOS.
• To get familiarized with the procedures on properties safety, first aid, fire and emergency situations and to exploit the equipment in a safe and rational manner.
• To take measures in order to eliminate dangerous situation and to inform supervisors/controllers about potential dangers.

Other Duties:

• To be on time to work and to avoid being late.
• To wear appropriate uniform and name tag all the time.
• To ensure highest standards in regards to appearance and hygiene as well as to follow standards on personal care as well as of the department.
• To maintain normal working relations with co-workers.
• To understand and strictly follow established internal rules and regulations, in particular policies and procedures on fire, hygiene, health and technical safety.
• If necessary, to respond to any changes within the department in accordance with the needs of the hotel.
• If required, to participate in training sessions and meetings.
• To fulfil other duties and obligations as required.
• To demonstrate and strengthen values of the hotel.
• To travel and visit properties regularly as per frequency & arrangements agreed with GDOE while stationed at on seasoned property.

Interested candidates are requested to submit their CV preferably in Word or pdf format to [email protected] by specifying the Job Title” Group Director of Engineering” in the subject line.