Qeyri-məhsuldar görüşlər
Sizində bildiyiniz kimi, iclaslar lazım olandan çox vaxt aparmaqla vaxtın boş yerə sərf olunmasına səbəb olurlar. Amma hələ telepatik ünsiyyəti öyrənmədiyimzdən, iclaslaların və yığıncaqların keçirilməsi qaçılmazdır, bu yalniz fikir və idea mübadiləsi üçün yox, həm də münasibətlərin qurulmasına və inkişafına köməklik göstərir. Bu o demək deyil ki, iclasın bütün iştirakçılarından xoşunuz gəlməlidi, amma şəxsi görüşlər sayəsində münasibətlər daha yumşaq ola bilər.
Prinsiplər və alətlər
İclasda öncə əməkdaşlarla birgə qərar verin (planlama), vaxtında (proses) və sonra (faktdan sonra) nə baş verməlidi və hansı prinsiplərlə hərəkət etmək lazımdır. Bu dörd elementlə alətin dörd növü əlaqəlidir: təqvim, təşkilat, növbəti addımlar və etiket qaydaları.
- Planlama( təqvim):
- Görüş keçirtmək istədiyiniz yerin boş olmasına əmin olun;
- Hər kəsi dəvət etmədən öncə gələ biləcəylərinə əmin olun;
- Əmin olun ki istifadə edəcəyiniz cihazlar sizin komyuter üçün yararlıdı;
- Fərqli vaxt zonalarında iştirakçılar gələcəksə, onlara narahatçılıq yaratmamaq üçün vaxt fərqini nəzərə alın;
- İştirakçıların hər hansı artıq məşğuldursa, o vaxta iclas təyin etməyin, çalışın təyin etdiyiniz ünvana gəlmə məsafəsinidə nəzərə alın;
- Yalnız qərar almaqda vacib rolu olan şəxsləri dəvət edin( çalışın sayı az olsun), bəzilərinə “ istəyinizlə qatıla bilərsiniz” statuslu dəvətnamə göndərin;
- Dəvətnamədə “məlumat üçün” sözünü istifadə etməyin, əks halda kimlərin iştirakının vacib olduğu məlum olmaz ;
- Dəvətnamədə nə ilə bağlı iclas kecirildiyini və hansı çıxış yollarının qəbul ediləcəyi planlaşdırıldığını qeyd edin;
- Məqsədlərinizdən irəli gələrək iclasın davam etmə müddətini qeyd edin(çox vaxt bir saat qeyd edilir)
- Görüşün planını hazırlayın, müzakirə edəcəyiniz bütün mövzuları sadalayın və hər punkta ayrılacaq vaxtı qeyd edin, iştirakçılar planı tamamlayıb görüşə bir həftə qalmışyenisini sizə göndərə bilərlər;
- Planı paylayın- meteriallar, möcüddursa əğər, dəvətnaməynən birlikdə görüşə 48 saat qalana kimi göndərin;
- Lider rolunu kim öz öhdəsinə götürəcək, kim müzakirəni aparacaq, vaxta kim nəzarət edəcək və əsas fikirləri, həlləri və tapşırıqları kimin qeyd edəcəyinə qərar verin.
2.Proses (təşkilat):
– Hər şeyi yenidən yoxlayıb hazırlaşmaq üçün, çalışın vaxtından tez gəlin;
– Aktiv çıxış etməyə hazırlaşın;
– Vaxtına başlıyıb vaxtında bitirin;
– Qabaqcadan hazırlanmış plana və mövzülara riyayyət edin;
– Əsas plana daxil olmayan suallar üçün vaxt ayırın (bu zaman aparıcı nəzarət etməlidir ki, iştirakçılar mövzudan kənar suallar verməsinlər, yazan isə- əlavə mövzuları qeyd etsin);
– Bütün yığışanların mövzu ətrafında fikirlərini cəmləmələrinə nəzarət edin, suallar verin və hər kəsin mövzu ilə bağlı fikirlərini soruşun;
– Özünüzə növbəsiz danışmağa imkan verməyin, çalışın diqqətlə dinləyin və yarıda bölməyin;
– Əğər görüş bir saatdan çox davam edərsə fasilə təşkil edin;
– Çalışın, yekun nəticə çıxartmağa, qərara alınmış məsələnin həll yollarını təkrarlamağa və qərar aldığınız ardıcıllığı təyin etməyə vaxt ayırın.
- Postfaktum (növbəti addımlar)
-Görüşün xülasəsini yekunlaşdırın;
– Xülasədə bütün qəbul edilmiş həll yollarını qeyd edin, edəcəyiniz addımları( kim nəyə cavandehdi, hansı müddətə qərara alınanlar icra ediləcək), həmçinin növbəti planlaşdırılan iclasın tarixini bildirin;
– Keçmiş görüşdə yaranan bütün punktları növbəti görüşün planlamasına daxil edin;
– İlk planda olmayan mövzuları xülasədə mütləq əks etdirin;
– İclas bitəndən sonra bir sutka ərzində xülasəni göndərin;
– Keçirilmiş iclasla bağlı liderə geri dönmələr edin;
– Növbəti göruşün tarixini dəqiqləşdirin və plana uyğün hərəkət etməyə çalışın;
– Qəbul edilmiş həll yollarının icra edilməsinə nəzarət edin.
4.Prinsiplər (etiket qaydaları):
– Dəqiq 48 saatdan az və yaxud iki həftə qabaqcaqan hər şeyi çalışın planlaşdırın, bayramnan sonra ilk iş gününə, Bazar ertəsinin səhərinə və yaxud Cümə günü axşama, həmçinin böyük layihələrin bitməsinə qısa müddət qalmış vaxtlarda iclas təyin etməyin;
– Təqviminizi yeniləməyi unutmayın, hər kəs bilməlidir hansı günlərdə və saatlarda siznən görüş təyin etmək olar;
– Əğər iclasda iştirak edə bilməyəcəksinizsə o zaman ya təklifi rədd edin, ya yeni tarix təklif edin və yaxud rəhbərə sizin əvəzinizə kimin qatılacağı haqqında məlumat verin;
– Əğər plana əsasən iclas iki saatdan çox çəkəcəksə onu bir neçə hissəyə bölün;
– Bütün qadjetləri söndürün və yalnız iclasın keçirilməsi üçün lazım olanları istifadə edin, iclas zamanı iş məsələlərini həll etməyin;
– Əğər kiməsə zəng etməlisinizsə və yaxud cavab verməlisinizsə, o zaman otağı tərk edin;
– Kənar söhbətlərə fikrinizi yayındırmayın və müzakirəyə konsantre olun;
– Əğər kimsə gecikibsə,müzakirəni saxlamayın ki, onu məlumatlandırasınız;
– Gələcək iclas haqqında xatırlatmalar etməyin- hər kəs yetişkin insandır öz təqviminə və vaxtına nəzarət edə bilər;
– Bu qaydaları iqnor edən hər kəslə görüş zamanı danışın.
İclaslar hər zaman xoş və rahat keçmir, lakin sadalanmış prinsiplərə riyayət etsəniz, onları yetəri qədər effektiv edə bilərsiniz.
Səmərəsiz videokonfraslar və Skypa zənglər
Keçmişin bədii yazıçılarından bir çoxu gələcəkdə insanların ünsiyyət zamanı video və audio materiallardan istifadə edəcəklərini proqnozlaşdırırdılar. Düzdü bu, bəzi fantastik hekayələrdə ki kimi hələ o qədərdə geniş yayılmayıb. Uzun bir müddət insanlara telefon yetərli idi və həmsöhbətini görmək çoxda vacib deyildi, həmdə hələ on il bundan əvvələ qədər, böyük və ağır televizorların mövcud olduğu vaxtlarda bədii yazıçılar videotelefonu belə təsəvvür etmirdilər. Düz ekranların, smartfonların və Skype platformasının yaradılmasıyla hər şey ciddi şəkildə dəyişməyə başladı, halbuki bu texnologiyanın inkişafı təxmin ediləndən çox vaxt aldı.
Videokonfraslar zamanı etiket qaydaları
Məlumdur ki, videokonfrasların telekonfraslarla oxşar cəhəti çoxdur. Günümüzdə insanların formal etika qaydalarına daha az riyayyət etmələrini nəzərə alsaq, deyə bilərik ki, onlar həmkarlarıyla telefon vasitəsi ilə danışdıqları zamanda, rahatlıqla kofe yudumlaya bilərlər, paralel başqa bir adamlada danışa bilərlər, bəzən sizinlə ünsiyyətdən uzaqlaşıb bir neçə işi eyni vaxtda icra edə bilərlər, lakin videoformat vəziyyətində siz yalnız dinləmirsiniz həmdə görünürsünüz. Hətda onlar telefonlarında «səssiz» rejimi aktiv etməyi unutmasalar belə video onları başdan ələ verəcək.
Aydındır ki, iclaslarda və görüşlərdə lazım olduğu kimi görünmək və professional şəkildə özünü aparmaq lazımdır, amma bunun haqqında görünür hər kəsə məlumat verməyiblər və bəziləri sadəcə etiketə tüpürürlər.Sizə videokonfraz zamanı riyayyət etməli olduğunuz bir neçə qaydanı təklif edirəm.
1.Əvvəlcədən sistemi hazırlayın. Əmin olun ki bütün cihazlar çalışır.
- Lazim olduğu kimi geyinin. Hətda əgər siz evdəsinizsə, pijamayla və yaxud gülməli yazısı olan T-shertnen videokonfransa qoşulmayın. Çalışın xətləri olan bir şey geyinməyin( bu görüntünü qeyri-müəyyən edə bilər) və çox parlaq olan bəzək əşyalarını çıxardın.
- Özünüzü səliqəyə salın. Çalışın buna sanki şəxsi görüş baş verəcəkmiş kimi yanaşın.
- Daha sakit olan bir yerdə qərar alın. Texnologiya bizə çoxlu imkanlar yaradır amma yenədə yaxınlıqda yerləşən bir parkdan videokonfransa qatılsanız bu qeyri professional görünəcək, qərar alsanız ki, bu işi bir kafedə oturaraq həll edəsiniz bu zamanda sizin ətrafınızda çoxlu səs olacaq.
5.Heç olmasa kameraya düşəcək yerləri səliqəyə salın. Çalışın sizin arxanızda paltar, korobka, tarelka yada zibil görünməsin.
- Punktual olun. Hər zaman videokonfrasa, onun başlamasına bir neçə dəqiqə qalmış qoşulun .
- Özünüzü təqdim edin. Nəzərə alın ki, həmsöhbətlərinizdən biri sizi tanımıya və yaxud unuda bilər.
- Leptopu və yaxud kameranı masanın üstünə elə qoyun ki, sizin şəkliniz kadrın ortasında olsun. Leptopu diz üstünə qoymamaq daha yaxşıdı, əks halda şəkil qeyri-müəyyən olacaq və həmdə heç kəs sizin burnunuzdan görünən tükü görmək istəməz.
9.Susduqda mikrofonu söndürün.
- Kamera qarşısında yemək yeməyin. Əğər konfrans nahar vaxtına təyin edilibsə və yaxud iştirakçıların hər biri yemək yeyirsə, bu halda sizdə yeyə bilərsiniz. Kofe fincanını elə qoyun ki, görünməsin.
- Fikrinizi cəmləyin və diqqətlə qulaq asın. Poçt oxumağınıza baxmayaraq həmsöhbətinizə sanki onu dinliyirmiş kimi görünüş yaratmayın.
- Göz əlaqəsini qoruyun. Çalışın ekrana yox kameraya baxın.
- Qişqırmayın. Çox yüksək olmadan aydın danışın.
- Həmsöhbətiniz videokonfransa xaricdən qoşulursa səsin gecikməsinə hazır olun, sizə cavab verməkləri üçün həmsöhbətlərinizə bir neçə saniyə verin, beləliklə siz eyni vaxta danışmış olmayacaqsınız və kiminsə nəsə deməyə sözü olmadığını düşünməyəcəksiniz.
- Ekran qarşısında oturaraq əsnəməyin. Bu şəxsi görüşdə olduğu kimi nəzakətsizlikdir.
- Siqaret çəkməyin və sakkız çeynəməyin.
- Jestlərdən çox istifadə etməyin. Hətda siz söhbət əsanında əllərinizlə hərəkət etdirməyi öyrənmisizsə, çalışın bunu idarə edin. Çalışın saçlarınıznan oynamayın və sizin həyəcanlandığınızı göstərən digər jestlərdən uzaq durun.
