Pandemiya milyardlarla insanı uzaqdan işləməyə məcbur edib. Belə olduğu halda, ortaya bir sual çıxır: uzaqdan işləyən komandanı necə idarə etməli?
Əvvəla, komandanın uzaqdan idarə olunması bir sıra prinsiplərə malikdir, o cümlədən qarşılıqlı əlaqə, ünsiyyət və qərar qəbul etmə, işin icrası və iş yerinin təşkili kimi qarşısına yeni tələblər qoyur.
Kiçik və böyük işçi qruplarının idarə olunmasında bir çox aspekt vacibdir, bunlar arasında aşağıdakıları qeyd etmək olar:
1. Ünsiyyət və əks əlaqə
2. Şəffaflıq və güvən
3. Dəstək və qarşılıqlı yardım
4. Aydın məqsədlər
5. Ölçülən nəticələr
6. Texniki vasitələr
7. İş və şəxsi həyat arasındakı balans
8. Liderlik və məsuliyyət
Ümumilikdə, komandası uzaqdan işləyən rəhbərlərin bu məsləhətləri nəzərə almalıdırlar.
Məsləhət №1. Rəqəmsal ofisinizi təşkil edin
Əgər hələ də Slack, MS Teams kimi korporativ messencərlərdən istifadə etməmisinizsə, mütləq edin. Belə ki, elektron poçt kifayət qədər opreativ deyil və orada real ünsiyyəti əvəz edə biləcək ictimai kanallar, “bildirişlər” yoxdur.
Bəs WhatsApp necə? Əslində, bu tətbiq də korporativ messencer ola bilməz, çünki bu halda sistem administratorları ictimai kanalların üzvlüyünü idarə edə bilməyəcəklər. Əgər işçilərdən biri işdən çıxsa, siz onu qrupdan çıxara bilməyəcəksiniz və bu, təhlükəsizliyin ciddi şəkildə pozulmasına gətirib çıxarır.
Eyni zamanda, videokonfranslar üçün nəzərdə tutulmuş Zoom proqramından istifadə edə bilərsiniz.
Hər komanda üçün virtual zoom-otaqlar və zoom-mətbəx yaradın və görüşləriniz daha məhsuldar keçəcək.
Məsləhət №2. Videokonfrans vasitəsilə gündə bir neçə dəfə görüşlər təşkil edin
Birincisi, vacib mövzuların müzakirəsi üçün qısa, müntəzəm, gündəlik və həftəlik görüşlər təşkil edin. Bu, uzaq komandanın lazımlı ritmini yaradır. İkinci, işçi qrupların həmkarları, rəhbərlər və işçilər arasında operativ görüşlər keçirmək imkanını təmin edin.
Hər bir işçi qrupuna əvvəlcədən müəyyən edilmiş vaxtda ən azı 15-20 dəqiqə ayırmağınız vacibdir. Bir-birinizə maraq göstərin. Ailə, uşaqlar, pişiklər, itlər, hava – nə olursa olsun. Şəxsi ünsiyyət oksitosin və vazopressin xoşbəxtlik hormonlarının ifrazını təşviq edir.
Məsləhət №3. “Virtual axşamlar” keçirin
İşdən sonra, qeyri-rəsmi formatda “virtual axşamlar” təşkil edin. Bu effektivdir! Maraqlı, əyləncəli və qeyri-adidir! İstəsəniz, “Mafiya” oynaya bilərsiniz.
Məsləhət №4. Dostcasına ünsiyyət qaydalarına riayət edin
Uzaqdan işləməyə öyrəşməyən işçilər arasında gizli və ya açıq qarşıdurmaların yarana biləcəyini qeyd etmək vacibdir. Bunun səbəbi həmsöhbətin yazdıqlarını tamamlamağa çalışmağımızdır.
Bu halların qarşısını almaq üçün işçilərinizə aşağıdakıları tövsiyə edə bilərsiniz:
– mübahisədən çıxın, heç vaxt mübahisədən qalib çıxmağa çalışmayın. Birincisi, sizin həmsöhəbtiniz ağıllıdır. İkincisi, onun fikrinizi qəbul etməsini istəyirsinizsə, təkbətək söhbət etməyiniz məqsədəuyğundur;
– həmsöhbətin müsbət niyyətli olduğunu güman edi;
– bir-birinizlə tanış olun (şəxsi münasibətlər etibar etməyə imkan verir);
– təşəkkür edin;
– səbirli olun;
Məsləhət №5. Rəqəmsal servislərin sayını minimuma endirin, onları standartlaşdırın və tam həcmdə istifadə edin
Hər kateqoriyadan yalnız bir servisdən istifadə edin. Kiməsə bir müddət bu rahat olmaya bilər, lakin şirkət üçün bunun çox faydası olacaq.
Sizə lazım olacaq:
– korporativ messencerlər (Slack və ya MS Teams);
– videokonfranslar üçün Zoom və ya başqa bir proqram;
– sənədlərin saxlanması üçün G Suite, Office 365, Google.Disk, Box və ya Dropbox proqramı;
– rəqəmsal imza və sənəd idarəetmə xidmətləri;
– CRM (AmoCRM, SalesForce,..);
– Vəzifələrin idarə edilməsi xidməti (Jira, Asana, Bitrix, Trello);
– əməkdaşlarla əks əlaqə sistemi Yva.ai, Glint, Qualtrics;
– korporativ şəbəkə Facebook Workplace, Yammer;
– digər sistemlər;
Məsləhət №6. Hər bir şeyi sənədləşdirin
Uzaqdan işə keçərkən artıq “yazılmamış qaydalar” kimi bir şey yoxdur. Hər şey sənədləşdirilməlidir. Hər iclasın protokolu olmalıdı. Bu, biliklərin ötürülməsini təmin etmək üçün olduqca vacibdir. Uzaqdan işləyəndə, xüsusən də fərqli saat qurşaqlarında, inanlar asinxron işləyirlər və bu Slack kanalında sənədləşmə canlı ünsiyyəti kompensasiya edə bilir.
Bütün məqsədlər yazılı şəkildə qoyulmalıdır. Hər komanda və hər işçi üçün ayrı-ayrılıqda. Və bu məqsədlərə çatmağın yolları ayda ən azı 2-4 dəfə, bəzən həftədə bir neçə dəfə müzakirə edilməlidir.
Məsləhət №7. İş prosesini real vaxt rejimində izləyin
İnsanlar yeni şərtlərə az və ya çox uyğunlaşandan sonra, şirkət rəhbəri iş prosesinin səmərəliliyini izləməli və qorumalı olacaq. Bu işdə sizə Process Intelligence kimi platformalar kömək edə bilər. Bu cür sistemlər işçilərin “rəqəmsal izləri” nə əsaslanır, buna görə onların ofisdə və ya evdə işləmələrinin heç bir fərqi yoxdur.
Daha bir məsləhət: işçilərın həyatını asanlaşdırın və gündəlik işlərin sayını minimuma endirin. İlk vaxtlar evdən iş yorucu ola bilər. Bunun qarşısını almaq üçün informasiyanın intellektual emalı xidmətlərindən istifadə edin. Onlar sənədləri avtomatik olaraq tanıyır, ən vacib məqamları götürür və şirkətin informasiya sistemlərinə əlavə edirlər. Bu, işçilərin yükünü azaldacaq və bütün diqqəti əsas işə yönəltməyə kömək edəcəkdir.
Məsləhət №8. İşçilərlə davamlı olaraq əlaqə saxlayın, onların xoşbəxtlik və stress səviyyəsini ölçün
Ölçmək mümkün olmayan bir şeyi inkişaf etdirmək mümkün deyil. Bunu Lord Kelvin 100 il əvvəl söyləyib. İnsan kapitalı, xüsusən də uzaqdan iş zamanı təşkilatın əsas aktivi və dəyəridir. Bununla əlaqədar, işçilərinizin emosional, şəxsi və peşə rifahı barədə düşünməlisiniz.
Bəs işçilərin nədən narahat olduğunu necə başa düşmək olar?
Bu məqsədlə çox vaxt sorğu sistemlərindən istifadə olunur. Statistikaya görə, işçilərin əksəriyyəti buna vaxtını xərcləmək istəmir.
Müasir texnologiyalar (Yva.ai və people Analytics) əməkdaşlığın keyfiyyətini, narahatlığı, yorğunluqu, liderlik keyfiyyətlərini və digər siqnalları avtomatik ölçməyə imkan verir.
Məsləhət №9. Qeyri-rəsmi liderləri seçin və onları özünüzə müttəfiq edin
Təşkilatınızdakı işçilərin 3%-i digər işçilərin 84%-nin fikirlərinə nəzarət etdiyini bilirdiniz?Bu – statistikadır. Belə işçilərə qeyri-rəsmi liderlər deyilir.
Onlar şirkətinizi demək olar ki, idarə edirlər və uzaqdan iş müddətində idarəetmə adətən tam olaraq onların əlinə keçir.
Müasir texnologiyalar (Yva.ai) qeyri-rəsmi liderləri müəyyənləşdirməyə, onlardan real vaxtda rəy almağa və ünsiyyət qurmağa imkan verir. Qeyri-formal liderlərinizi tapın. Onlarla müntəzəm şəkildə görüşlər təşkil edin.
Nəticə
Müasir çətinliklər və uzaqdan iş qəfil keçid və hər bir menecerdən məqsədyönlü hərəkətlər tələb edir. Rəqəmsal vasitələri iş həyatınıza yeritmək və istifadə etmək lazımdır – korporativ messencerlər, videokonfrasnlar, müzakirə otaqları və gündəlik “stend-up”lar.
Hər bir şeyi sənədləşdirmək və təkmilləşdirmək lazımdır. Bütün bu dəyişikliklər rəhbərliyə şirkətini inkişaf etdirməyə kömək edəcək. Transfarmasiyanın qısa müddətdə və uğurlu keçməsi üçün qeyri-formal liderləri müəyyənləşdirin. Necə deyərlər, “liderlik – güclü nəzarət deyil, inanların imkanlarının genişləndirilməsidir”.
