Öz həmkarlarınızdan daha çox işləməyinizdə günahkar özünüzsünüz. Müdir daim təcili və məsuliyyətli işləri sizə verir, belə ki, hamıdan yaxşı bacarırsız və həmişə kömək etməyə hazır olduğunuzu göstərirsiz.
İrina Tolmaçovanın qaydaları artıq işlərdən yaxa qurtarmaq və eyni zamanda yaxşı işçi adını qoruyub saxlamağa kömək edəcək.
Tabelikdə olanlar da öz ümidlərini dürüstləşdirməli və müdiri onların ən əsas şərtlərini qəbul etməyə məcbur etməlidirlər. Bunu müdirin maneələri daha yüksəkdən qoymağa çalışdığı an etmək daha mühümdür.
Con Qabarro və Con Kotter.
Bu məqalədə mən sizin öhdəsindən gələ biləcəyiniz işin həcmi ilə bağlı müdirin ümidlərinin idarə edilməsi üçün bir sıra faydalı vasitələr təklif edirəm.
Aşağıda bu məsələnin həlli üçün tövsiyə etdiyim vasitələri sadalayacaq, sonra isə onlardan hər birinə ayrı-ayrılıqda ətraflı şəkildə baxacağıq.
– Yazılı surətdə vəzifə öhdəliklərinin olmasını tələb edin.
– Müdirə etiraf edin ki, siz işlə daha çox yüklənmisiniz.
– Yüklənmə barədə müdirinizə məlumat verin.
– Hər işə dərhal razılıq verməyin.
– Bu işin öhdəsindən daha kimin gələ biləcəyini araşdırın.
– Qiymətləşin.
– Prioritetləri bölüşdürməyi tələb edin.
Yazılmış vəzifə öhdəliklərinin olmasını tələb edin. Qiymətləndirmə zamanı əməkdaşın işi artıq görməsi və ya öz işini yerinə yetirməsinin meyarlarını necə tapmalı? Tez-tez dostlarımızdan və tanışlarımızdan eşitməli oluruq ki, onlar iki nəfərin, bəzən üç nəfərin yerinə işləyir. Bəzən onlar bu barədə iş vaxtı kafedə oturub söyləyirlər. Məsələn, əgər hər hansı şöbə ümumiyyətlə heç bir işlə məşğul olmursa və bir əməkdaş hətta iş gününün yarısını belə işləyirsə, o ədalətlə əmindir ki, artıq işləyir.
Lakin tez-tez başqa cür də olur. Belə bir məsəl var: “Yükü daşıyana daşıdırlar”. Kifayət qədər tez-tez müdir daha az müqavimət yolu ilə gedərək, bütün işi ən vicdanlı əməkdaşın üzərinə yıxır. Işin öhdəsindən gəlməyəni yola gətirməkdən və ya işi bacarmayanın dalınca işi görməkdənsə, işi daha yaxşı bacarana yükləmək asandır. Xüsusilə də, bu işçi əvəzində nə mükafat, nə də əvəz iş günü tələb etməyəndə.
Bəs obyektiv olaraq əməkdaşın artıq işləyib-işləməməsini necə müəyyən etmək olar? Bu məqsədlər üçün “vəzifə öhdəlikləri” adlı sehrli idarəetmə vasitəsi mövcuddur. İstənilən qərb şirkətində vəzifə öhdəliklərinin ətraflı siyahısı əmək müqaviləsinin ayrılmaz hissəsidir və əməkdaş istənilən vaxt bu sənədlə məsləhətləşə, hətta bu sənədi müdirinə göstərib hansı işi görüb-görməməli olduğunu müzakirə də edə bilər. Təəssüf ki, bir çox Azərbaycan şirkətlərində savadsızlıqdan irəli gələrək, bəzən isə bilərəkdən, bu alətdən istifadə olunmur. İşçi vəzifəyə gələrkən dəqiq razılaşdırılmış vəzifə öhdəlikləri olmadıqda, müdiri ağlına gələn, istədiyi qədər, istədiyi həcmdə ona iş tapşıra bilər. Düzdür, dəqiq razılaşdırılmış vəzifə öhdəliklərinin olmaması eyni dərəcədə bu şirkətin rəhbərliyinə də zərər verir. Əməkdaşın öz səlahiyyətləri barədə təsəvvür yaranır. Bu proses xaotik baş verdiyindən, bir neçə əməkdaşın səlahiyyətləri kəsişməyə başlayır. Bu, işin təkrar yerinə yetirilməsinə səbəb olur və əməkdaşlar arasında münaqişə yaradır, nəticədə şirkətin işinin səmərəliliyi kəskin aşağı düşür. Ona görə də, əgər sizin müdirlə vəzifə öhdəliklərini yazılı surətdə razılaşdırmaq imkanınız varsa, bunu mütləq edin. Bu, sizin yerinə yetirəcəyiniz işlərin həcmi barədə müdirin gözlədiklərinin formalaşmasının ilk vasitəsidir.
Müdirinizə etiraf edin ki, siz işlə yüklənmisiniz. Düşünmək lazım deyil ki, sizin müdir sizin qəsdinizdə duran tirandır. Ola bilsin onun heç xəbəri də yoxdur ki, siz işlə həddən artıq yüklnəmisiniz. Axı o sizin başınızın üstündə saniyəölçənlə durmur. Ona sakit və arqumentlərlə nə qədər işinizin olduğunu və buna nə qədər vaxt sərf olunacağını izah edin.
Müdirə əlavə və artıq işlərlə yüklənməyinizin nəticələri barədə deyin. Hansı nəticələr baş verə bilər? Tələskınlik üzündən baş verən səhvlər, başqa vacib işin yerinə yetirilməsində gecikmə halları.
Həmin an razılıq verməyin. Müdirin sizə tapşırıq verdiyi halda siz hər dəfə “Eşidirəm və əməl edirəm” deməyə borclu deyilsiz. Siz belə deyə bilərsiz: “Mən indi sizin üçün etdiyim təcili işi tamamlayıb bu tapşırıqla nə edəcəyimə baxaram. Mən sizə iki saatdan sonra cavab verəcəyəm”. Belə cavabda təhqiredici heç nə yoxdur, əksinə, bu sizin işə sistemli yaxınlaşmağınızı, ciddiliyinizi və səliqəliyinizi nümayiş etdirir.
Daha kimin bu işi yerinə yetirə biləcəyini aydınlaşdırın. Bu məlumat sizə sonrakı cavabı realizə etməyə kömək edər. Əgər bu işi sizdən başqa heç kimin görə bilmədiyini aydılaşdırsanız, bu halda sizin müdirdən əvəzində nəyi isə əldə etməyiniz üçün ciddi arqument olacaq. Sizin işiniz çox olduğu halda əgər bu işi kim isə görə bilərsə siz müdiri buna inandıra bilərsiz.
Qiymətləşin. Əgər işin görülməsi qaçılmaz hal alırsa, bu halda heç olmasa əvəzində nə isə allın. Sizin işiniz çoxdur, ola bilsin ki siz iş vaxtı bitdikdən sonra işdə ləngiməli oldunuz. Sizin müdirdən kompensasiya istəmək haqqınız var. Burada pul yaxud əvəz gün istəmək vacib deyil. Ola bilsin ki, sizin hər hansı bir əldə etmək istədiyiniz iş olsun, məsələn, – Soçiyə ezamiyyət. Müdirə deyin ki: “Mən bu işi yerinə yetirmək üçün böyük əmək sərf etməliyəm. Əgər mən bilsəm ki siz məhz məni Soçiyə ezamiyyətə göndərəcəksiz, daha çox ruh yüksəkliyi ilə çalışaram”.
Prioritetlərin təyin edilməsini xahiş edin. Əgər bütün arqumentlərin təsiri olmasa və müdir sizin işinizin çox olmasına baxmayaraq sizə iri və mürəkkəb işi yükləməyə qəti qərar vermişsə, siz bu axırıncı vasitədəyə də əl atın. Böyük iş həcmi olduğu ilə əlaqədar müdirdən sizin üçün prioritetlərin təyin etməsini xahiş edin. Sizə verilmiş tapşırıqların hansı ən vacibidir, hansı ikinci dərəcəlidir və sair haqqında desin. Və onun tapşırıqlarını sizə rahat olan şəkildə qoyulmuş prioritetlərə müvafiq olaraq yerinə yetirin.
Stiven Kovinin rəhbəri adından danışılan bu qaydanın müvəffəqiyyətlə istifadə edilməsi haqqında misalı oxuyun:
“Mən böyük bir universitetin əlaqələr üzrə direktoru işlədiyim zaman perspektivli, yaradıcı və çox istedadlı jurnalisti işə götürdüm. Bir dəfə artıq o bir neçə ay işlədikdən sonra mən bir neçə təcili tapşırıqları yerinə yetirməsi xahişi ilə onun kabinetinə daxil oldum.
– Stiven mən sizin üçün nə desəniz edərəm. Lakin əvvəlcə mənim olduğum vəziyyət haqqında sizə danışmağıma icazə verin.
Bundan sonra o məni divardan asılmış, üzərində dəqiq ölçüləri və qabaqcadan yerinə yetirilmə tarixləri qeyd edilmiş iyirmidən çox o zaman üzərində işlədiyi layihə olan lövhəyə yaxınlaşdırdı. Bu insan çox intizamlı idi, məhz bu səbəbdən mən birinci növbədə ona müraciət etmək qərarına gəlmişdim.
– Stiven, sizin xahiş etdiyinizi lazımi dərəcədə yerinə yetirmək üçün bir neçə gün tələb olunacaq. Bunun üçün siz bu layihələrin hansını ləğv etməyi təklif edərdiz?- deyərək bu əməkdaş cavab verdi.
Mən öz üzərimə belə cavabdehliyi götürmək istəmirdim. Bu səbəbdən mən gedib daha bir “böhran-meneceri” tapdım və bu işi ona tapşırdım” (Stiven R. Kovi, “yüksək effektli insanların 7 qabiliyyəti”).
Beləliklə, əgər sizin müdiriniz sizə artıq iş verirsə deməli sizin işləmək qabiliyyətiniz haqqında onda yüksək fikir var. Çox halda biz özümüzün vicdanlı itaətkarlığımızla onlarda belə yüksək inamı formalaşdırırıq. Yuxarıda qeyd edilmiş vasitələrdən istifadə edərək müdirin bu inamı ilə idarə etmək olar və bunu etmək lazımdır.
