Müəllif: Boris Maksimoviç Karabanov, strateji və təşkilati layihələndirmə, maliyyə idarəetməsi sistemi layihələndirilməsi üzrə mütəxəssis
Əsas büdcə (ingiliscə master budget) anlayışı müəssisənin fəaliyyətinin bütün tərəflərini əhatə edir. Onun tərtibat alqoritmini bilmək aşağıdakılara imkan verir:
müəssisənin büdcəsinin tərtibat məntiqi haqda onun bütün aspektlərində məlumat almaq;
bu prosesin hər bir addımında ardıcıllıq və məlumat mənbələrini anlamaq;
hər bir büdcənin daha dərindən öyrənilməsi- büdcənin tərtibi zamanı nəzərə alınması lazım olan amillərin müəyənləşdirilməsi və ardıcıl maliyyə-büdcə strukturunun formalaşmasının sadələşdirilməsi məqsədilə yenidən nəzərdən keçirmə imkanı.
Əsas büdcənin tərtibat sxemi
Blok 1. Satışların proqnozu
Blok 2. İstehsal büdcəsi
Blok 3. Ehtiyatlar büdcəsi.
Blok 4. Kommersiya xərcləri büdcəsi
Blok 5. Administrativ xərclər büdcəsi
Blok 6. Təchizat büdcəsi
Blok 7. Əsas materialların sərfiyyat büdcəsi
Blok 8. Birbaşa əməkhaqqı büdcəsi
Blok 9. Dolayı istehsal məsrəfləri büdcəsi
Blok 10. Maya dəyəri büdcəsi
Blok 11. Gəlirlər və xərclər büdcəsi
Blok 12. Mədaxil proqnozu
Blok 13. Balans proqnozu
Blok 14. Sərmayələr layihəsi
Blok 15. Pul vəsaitlərinin hərəkət büdcəsi.
Başlanğıcların başlanğıcı – satışlar və həyata keçirilmə – istehsal
– Praktiki olaraq həmişə ilk addım satışların proqnozlaşdırılması (blok 1) olur. Bu qəti təsdiq planlaşdırılmanın bazar prinsiplərinə uyğundur və ona yalnız o müəssisələr etiraz edə bilərlər ki, onların buraxılış həcmi istehsal gücü ilə məhdudlaşdırılmışdır və onlar yalnız istehsal etdikləri qədər sata bilirlər. Onların etirazları müəyyən dərəcədə doğrudur: növbəti proqnoz dövründə onların satış həcmi istehsal həcmi ilə, bu da öz növbəsində istehsal gücü və avadanlığın buraxılış qabiliyyəti ilə müəyyənləşəcəkdir. Amma əgər belə bir müəssisə müstəqildirsə, o, genişlənməkdə maraqlı olacaqdır-əgər istehsal olunan bütün məhsullar satılsa, daha çox istehsal etmək lazımdır, elə deyilmi? Bununla da daha uzun müddətə proqnoz genişlənmə layihələrinin, ilk növbədə sərmayə layihəsinin tərtibi üçün vacibdir. Əgər belə bir şirkət holdinqin bir hissəsidirsə, o zaman onun büdcəsi əsas müəssisənin büdcəsinin bir hissəsi olacaq, bu büdcə isə satışların proqnozundan başlayaraq tərtib olunacaq.
İkinci addım paralel olaraq, yəni eyni vaxtda istehsal büdcəsinin (blok 2) və ehtiyatlar büdcəsinin (blok 3) hazırlanmasıdır. Ümumiyyətlə, adətən elə gəlir ki, istehsal büdcəsi “hansısa ehtiyatların” büdcəsindən daha mühümdür, lakin bu illüziyadır. Mühüm olmaqdan daha çox çətin olan istehsal büdcəsi istehsal-maliyyə fəaliyyətinin daha əziyyətli sahəsini əks etdirdiyi üçün rəhbərliyin diqqətini çəkir, lakin, məsələn, dövrün əvvəlinə ehtiyatların qədərinini bilmədən nə qədər istehsal tələb olunduğunu necə hesablamaq olar? Bəlkə, yaxın dövrdə ümumiyyətlə heç nə istehsal etmək lazım deyil, yığılanları satmaq daha düzgündür? Dövr daxilində ehtiyatları planlaşdırmadan işçiləri məzuniyyətə necə göndərmək olar və ya istehsalın mövsümiliyinin necə öhdəsindən gəlmək olar? Mövsümilik isə kiçik və ya böyük olmasından asılı olmayaraq, hamıda var. Deməli, ehtiyatları planlaşdırırıq- istehsalı tənzimləyirik-ehtiyatlar və i.a.
– Üçüncü addım kommersiya xərcləri( blok 4) və administrativ xərclər (blok 5) büdcələrinin hazırlanması olacaq. Xatırlatmaq lazımdır ki, kommersiya xərcləri yarıdəyişkən və ya xalis dəyişkən xarakter daşıyır və buna görə də satışlarla əlaqədar planlaşdırılmalıdır. Eyni zamanda administrativ xərclər yalnız idarəetmə aparatının ölçüsünü və ofis təmtərağına meyli göstərir. Deməli, bu xərclər daimidir və onların büdcəsi ayrıca tərtib oluna bilər. Ona görə də 5-ci blok sanki “havadan asılı qalmışdır”.
– Növbəti 4-cü addımda təchizat büdcəsini (blok 6) tərtib etmək lazımdır. Bu çox çətin, lakin real və lazımlı işdir. Onun tərtibatı üçün çıxış göstəriciləri ehtiyatlar büdcəsindən (blok 3) və satış proqnozundan (blok 1), bəzən də istehsal büdcəsindən (blok 2) götürülür, bu göstəricilər hansı xammal, material və tərkib hissələrindən nə qədər və nə vaxt gətirmək lazım olduğunu hesablamağa imkan verir. Təchizat ödəmələri haqda məlumat sonradan pul axını büdcəsinin tərtibatında istifadə olunur.
Bir yerdə yoxsa ayrılıqda?
Beşinci addımda istehsal büdcəsi əsas materialların sərfiyyat büdcəsinə ( blok 7) keçir. Bir tərəfdən, məhz bu büdcə ikinci sətri: gəlir və zərər hesabatında satılmış məhsulun maya dəyərini əmələ gətirir, digər tərəfdən nəzərdə tutulan istehsal həcmi üçün nə qədər xammal, material və tərkib hissəsi sərf olunacağını (ehtiyatlara tələbat)göstərir. Nəticə etibarilə, əsas materialların büdcəsini təkcə pul deyil, həm də natura ifadəsində tərtib etmək mümkün olan yerdə bunu etmək lazımdır. Texniki olaraq belə imkan həmişə var- demək olar ki, hamını anbar proqramı olduğu kimi. Əsas problem materialların sərfiyyatı üzrə noirmativ bazanın olmamasıdır.
Elə bu beşinci addımda da istehsal həcmindən asılı olan işəmuzd əmək haqqı(blok 8) planlaşdırılır. Bu büdcənin tərtibi də tarif-təsnifat sorğu kitabçasına əsaslanır. İki məsələyə diqqət çəkmək istərdik:
Birincisi, işəmuzd əmək haqqının ümumi məbləğini əsas material xərclərinin üzərinə əlavə etmək və alınan məbləği gəlirlər və zərərlər Hesabatında ənənəvi material ”maya dəyəri”nin əvəzində yazmaq daha yaxşı olardı. Ticari qiymətartırmanın hesablanması bundan sonra daha dəqiq, maliyyə hesabatlarının təhlili isə daha informativ olacaqdır. Təhlil məsələlərinə biz müvafiq bölümdə qayıdacağıq.
İkincisi, əsas materialların sərfiyyat xərcləri və hər bir məhsul üzrə hər vahidə düşən işəmuzd əmək haqqının məbləği bizə hər bir məhsulun, məhsul partiyasının və və ya bu növ üzrə bütün məhsulların birbaşa maya dəyərini verəcək. Bu informasiya o müəssisələr üçün hədsiz qiymətlidir ki, onlar struktur dəyişikliklərindən asılıdırlar, yəni, az və ya çox faydalı məhsul istehsal edirlər və az faydalı məhsul istehsalı üstünlük təşkil etdikdə ziyana uğrayırlar. Beşinci addımda bunu yadda saxlayaq ki, işəmuzd xərclər və əmək haqqı büdcələrinin tərtibi zamanı biz aralıq məlumat qismində maya dəyəri haqda göstəricilər əldə edirik.
Altıncı addımda dolayı istehsal xərcləri, yəni müəssisənin istehsalı hərəki vəziyyətdə saxlamaq üçün çəkdiyi, lakin hər hansı konkret məhsula bağlı olmayan xərclər meydana gəlməlidir. Xərclər həm də gəlirlərlə bağlılığın müxtəlif səviyyəsini nümayiş etdirə, həmçinin yarıdəyişkən və ya daimi ola bilərlər.
Məhsul vahidinə hesablanmış dolayı istehsal xərcləri maya dəyəri ilə birlikdə bizə məhsulun/xidmətin istehsal maya dəyərini verəcəklər. Bunu da yadda saxlayaq.
Amma 10-cu bloka – maya dəyəri blokuna münasibətdə maya dəyərinin idarə edilməsi ilə bağlı biur sıra ciddi suallar ortaya çıxır:
Məlumdur ki, ümumi maya dəyəri məğz etibarilə verilmiş dövrdə satılmış məhsula çəkilmiş xərclərin ümumi məbləğinə bərabərdir. Bəs, bu ümumi məbləğlə necə işləmək lazımdır ki, onu qiymətləndirmək mümkün olsun? Əvvəlki dövrlə müqayisədə, az və ya çox nə dəyişmişdir, nəyəsə qənaət etmək olarmı və s.?
“Çox-az” və istənilən dəyişmələri xüsusi , yəni məhsulun bir vahidinə hesablanan maya dəyəri üzrə izləmək daha asndır. Bəs ümumi xərcləri (dolayı istehsal, kommersiya, administrativ) istehsal olunmuş və satılmış məhsulun ümumi kütləsi ilə necə əlaqələndirmək olar?
Bu sualların cavabları çox mühümdür. Maya dəyərinin iki – ümumi və xüsusi- büdcəsinin tərtib edilməsi əsas büdcənin tərtibinin 7-ci addımının mövzusudur.
Maliyyə hesabatını öncə görürük
İndi isə biz səkkizinci addıma və 11-ci bloka –əsas fəaliyyət üzrə gəlirlər və xərclər büdcəsinə (GXB) keçirik. Öz-özlüyündə o kifayət qədər sadədir, belə ki, GXB-nin hazırlanması üçün lazım olan bütün məlumatlar artıq bizdə var. Böyüdüldükdə isə GBX gəlirlər və ziyanlar haqda Hesabatın müəssisənin maliyyə, “digər” və sərmayə fəaliyyətlərini (realizasiyadankənar əməliyyatlar) çıxmaqla əsas fəaliyyətini əks etdirən hissəsini əmələ gətirir.
Əgər sizin müəssisənizin böyük həcmdə “digər” fəaliyyəti yoxdursa və maliyyə fəaliyyəti və əlaqəli müəssisələrdən irihəcmli gəlirlər almağı planlaşdırmırsınızsa, o zaman gəlirlər və ziyanlar haqda Hesabatı (GZH) hazır hesab etmək olar. Lakin sadalanmış amillər mövcuddur və əlavə olaraq əsas fondların satılması da planlaşdırıla bilər.
Beləliklə GZH artıq hazırdır. İndi biz sxemimizdə bir “burum arxaya gedirik” və doqquzuncu addımda gəlirlər proqnozuna qayıdaraq onu mədaxil, yəni real daxilolmalar, “canlı pullar” proqnozuna (blok 12) çeviririk.
Doqquzuncu addımda biz çox maraqlı prosedura-balansın proqnozlaşdırılmasına (blok 13) yaxınlaşırıq. Bu sənəd- balans-bəzi qeyri-maliyyəçilər üçün mistik görünür. Hətta bəzən maliyyəçilər də onu proqnozlaşdırmağa çətinlik çəkir. Əslində isə bu çox asandır, ilkin olaraq balansın maddələri- obyektiv şərtlənmiş və elə-belə düzəliş oluna bilməyən, bunları “obyektiv” adlandıraq və şəraitdən asılı olaraq dəyişdirilə bilən maddələr arasında müqayisə aparmaq lazımdır .Bu maddələri isə məntiqi olaraq “tənzimlənən” adlandırırlar.
Əlbəttə, proqnozlaşdırmaq üçün balansı ixtisar edib onun sadələşmiş variantından da istifadə etmək olar. Belə çıxır ki, balansın maddələrinin çox hissəsi obyektiv xarakter daşıyır.
Balansın hər iki hissəsində qrupların çeşidlənmə üsulu müxtəlif ola bilər, məsələn, likvidliyin azalması və artmasında olduğu kimi. Sosialist dövrünün mühasibat uçotu ilə tanış olan oxucularımız üçün aktivlərin yuxarıdan aşağı və likvidliyin artması düzümündə tərtib olunmuş balans sxemi sovet dövrünü xatırlada bilər, harda ki, mühümlüyünə görə öncə dövriyyədənkənar aktivlər, sonra isə qalanları gəlir: o vaxtlar likvidlik heç kəsi maraqlandırmırdı, pullar isə əsas fondlardan sonra nəzərdən keçirilirdi. Passivlərdə müxtəlif kapital mənbələrinin yerləşməsi də analoji idi. Qərb metodologiyasına uyğun olaraq balansın strukturu yuxarıdan aşağıya doğru likvidliyin azalmasını əks etdirir və o fərziyyəyə əsaslanır ki, analitik üçün üst sətirdəki rəqəmlər son sətirdəkilərə nisbətən daha mühümdür. Buna görə də yuxarı sətirlərdə dövriyyə kapitalının aktivlərdə və cari öhdəliklərin passivlərdə göstəriciləri – maliyyə idarəetməsi üçün mühüm əhəmiyyət kəsb edən göstəricilər dayanır!
Buna baxmayaraq, sizin müəssisəniz üçün dövriyyədənkənar aktivlər müstəsna vacibdirsə və ya maliyyə məsələləri gündəlik müzakirədədirsə, yaxud da siz sadəcə olaraq cari göstəriciləri balansın aşağı hissəsində görməyə alışmısınızsa-seçim sizindir. Axı məna formada deyil,tərtibin düzgünlüyündə və istifadə rahatlığındadır.
Dəqiqliyə gəldikdə isə, tənzimləyici maddələrin səviyyəsi hesablanmayanadək aktivlər passivlərə bərabər olmayacaq-bu aydındır. Əgər passivlər aktivlərdən çoxdursa, o zaman tənzimləyici maddə birdir: pul vəsaitləri və onlar üzərində hesablama aparmaq çox asandır. Əgər aktivlər passivlərdən çoxdursa, fərq passiv tənzimləyici maddələrlə – bank və təchizatçı kreditləri ilə örtülməlidir. Bir tərəfdən onlar hardasa eynimənalıdırlar, digər tərəfədən onlar arasında kredit bölüşdürülməsi zamanı qarşılıqlı əlaqə xarakterləri və razılaşmaları rəhbər tutmaq lazımdır:
əgər bank krediti üzrə məhdudiyyətlər varsa və təchizatçılarla əlaqələr qurulubsa, o zaman bank kreditinin maksimal mümkün məbləğini fiksə edirik, qalanlarını təchizatçı hesabına aid edirik;
əgər təchizat müqavilələri ödəmə şərtləri üzrə heç də yaxşı deyilsə, lakin kifayət həcmdə bank krediti xətti varsa, o zaman təchizatçılara olan borcu dövretmə formulası ilə təxmini ödəmə vaxtı qoymaqla hesablayırıq;
əgər sizin müəssisənizin nə kredit xətti, nə də təchizatçılar qarşısında ödəmə möhləti yoxdursa və aktivlər passivlərlə düz gəlmirsə, biznesinizin gələcəyi haqda düşünməyə dəyər. Bu gözlənilən uğursuzluğun aşkar siqnalıdır.
Balansın əldə edilmiş proqnoz göstəricilərinə əsasən,maliyyə dayanıqlığı və likvidliyin gələcək göstəricilərini hesablamaq və onları cari göstəricilərlə müqayisə etmək mümkündür; bu sizin firmanızın vəziyyətinin gələcəkdə necə dəyişəcəyini göstərəcək. Bu qiymətləndirmənin prinsipləri haqda biz daha sonra maliyyə təhlilinə həsr olunmuş bölümdə danışacağıq. İndi isə-pullar!
On birinci addımda artıq sərmayə büdcəsini tərtib etmək vaxtıdır(blok 14). Bu mərhələdə o, kifayət qədər sərbəst şəkildə hazırlanır, arzu edilən layihələrə xərcləri qoymaq tamamən mümkündür. Buraya ödənilməsi nəzərdə tutulan dividendləri də daxil etmək məqsədəuyğundur.
On ikinci addım pul vəsaitlərinin hərəkəti büdcəsidir (PVHB, blok 15). PVHB-nin tərtibi zamanı ikinci dəfə bank krediti məbləği üzə çıxır-birinci dəfə o, balans proqnozunda ortaya çıxmışdı. Birincisi, eyni tarixə (balans proqnozu tarixinə)götürülmüş bu məbləğləri bir-birilə müqayisə etmək lazımdır. Əlbəttə ki, onlar fərqlənəcəklər. Fərqin nə dərəcədə böyük olduğunu və niyə meydana çıxdığını araşdırmaq, bundan sonra isə balansa və ya PVHB-nə düzəlişlər etmək lazımdır. Təcrübədə məhsul ehtiyatlarının dəyişməsi və öz hesablarının ödənməsi sayəsində balansda kredit aşağı olur. Lakin hər –hansı bir konkret halda başqa cür də ola bilər.
İkincisi, alınmış kredit məbləği bazası əsasında faiz ödəmələrini hesablamaq və onu GZH-na qoymaq olar, sonuncu bundan sonra həqiqətən də bitmiş hesab oluna bilər. Nəhayət üçüncüsü, PVHB göstərə bilər ki, şirkətin planlaşdırılmış sərmayələri güc çatan deyil. Bu halda onları ixtisar etmək, ən mühümlərini saxlamaq və sərmayə layihəsinin son variantını hazırlamaq lazımdır. Bəzən sərmayələr layihəsinin son variantının alınması üçün heç də az olmayan inteqrasiyalar tələb olunur. Kədərlənməyin və ruhdan düşməyin, əgər birinci-ikinci dəfədən alınmırsa-bu normaldır. Başqa məsələ, planlaşdırma zamanı çətinliklər sonrakı realizasiya prosesində çətinliklər deməkdir və daha ciddi nəzarət tələb edir.
Əks əlaqələr
Əsas büdcənin sonuna gəlməyimizə və sanki artıq onu “tərtib etməyimizə” baxmayaraq, bloklar arsındakı əks əlaqələrin üzərindən bir də keçmək istəyirik.Əks əlaqələrin təşkili idarəetmə dövriyyəsinin əsas, çox mühüm məsələlərindən biridir. Maraqlısı odur ki, əks əlaqələr təkcə büdcənin yerinə yetirilməsinin təhlili zamanı deyil, artıq onun tərtibi prosesində yaranır və izlənə bilir. İlk növbədə bu dövri əlaqələr əsas büdcələr səviyyəsində özünü göstərir, lakin hal-hazırda daha dərin əlaqələrdən də misal gətirmək olar. Beləliklə:
İstehsal büdcəsi və ehtiyatlar büdcəsi bir-birinə təsir edir, onları ardıcıl uyğunlaşdırmaq lazımdır ki, həddən artıq mal alma və ya xammal çatışmazlığından dayanma olmasın.
Gəlirlər və xərclər büdcəsi (GXB, həm də aqreqasiya olunmuş halda GZH) PVHB ilə ikitərəfli əlaqəyə malikdir; GZH-dan PVHB-nə dövr ərzində xərclər haqda məlumat ,PVHB-dən GZH-na faiz ödəmələrinin hesablama nəticələri gedir.
Balans proqnozu və PVHB borc vəsaitlərinin hesablanma dəqiqliyi,məhsul ehtiyatları qalığı, debitor borclar və s. məsələlərdə bir-birlərini “yoxlayır”.
PVHB sərmayə layihələrinə “vəsait məhdudlaşdırılması”ilə və ya əlavələr verməklə təsir edir. Sərmayələr layihəsində dəyişikliklər balansda əks olunur.
Elə əks əlaqələr də vardır ki, onların yaranması və mütləq nəzərə alınması zamanı büdcə tərtibatı çoxaddımlı, kifayət qədər dürüst və zəhmət tələb edən prosedura çevrilir. Kədərlənməyin! Birincisi, hər sonrakı dəfə bütün incəliklərin uyğunlaşdırılması sizə daha asan başa gələcək, ikincisi də düyün və qayıdışlarıyla birgə büdcənin mənimsənilməsi biznesinizi idarə edən “əlaqələrin qüdrətli hakimlərini” başa düşməyə və nəzərə almağa kömək edəcək. İndi artıq hadisələrin gedişini onlar deyil, siz idarə edəcəksiniz!
