Müəllif: Stiven Breqq (Steven Bragg), Ernst & Young şirkətinin maliyyə məsləhətçisi, dörd şirkətin maliyyə direktoru, Meyn ştatının Universitetinin iqtisadiyyat doktoru.
Material ingilis dilindən qısaldılmış və uyğunlaşdırılmış tərcümədə dərc olunur.
Şirkətdə maliyyə və hesabat intizamının dəstəklənməsi üçün aktivlər üzərində lazımi nəzarətin minlərlə növü mövcuddur. Təqdim olunmuş siyahıda təşkilatların bir çoxunda ən geniş yayılmış nəzarət metodları sadalanmışdır. Bu siyahı aktivlərin itirilmə potensialı yüksək olduqda əlavə nəzarət metodları ilə tamamlana bilər, amma digər hallarda əksinə daha ədalətlidir.
Nəzarətin istiqamətləri aşağıdakılardır:
1. Pullar. Hesab edilir ki, nağd pulla iş nəzarət problemləri ilə doludur, bu da son dərəcədə güclü nəzarət metodlarına gətirib çıxarır. Baxmayaraq ki, aşağıda nəzarətin bir çox potensial istiqamətləri sadalanmışdır, onlarda elə tədbirlər planı görmək tələb olunur ki, ona çəkilmiş xərcləri yüksək nəzarət səviyyəsi ilə balanslaşdırmış olsun. Tədbirlər aşağıdakılardır:
– Pul seyflərinin qəfil yoxlanışını aparın.
– Kiçik xərclərə nağd məbləğləri məhdudlaşdırın.
– Bank hesablarının təftişini aparın.
– İmza kartoçkalarını yeniləyin.
2. Sərmayələr. Sərmayə fondlarının oğurlanması elə bir sahədir ki, burada hər hansı bir şəxs maliyyə vəsaitlərinin böyük məbləğlərini oğurlaya və ya böyük itki riskilə uyğun olmayan sərmayələrə yerləşdirə bilər. Sıradakı nəzarət metodları bu riskləri məhdudlaşdırmağa imkan verir:
– Sərmayələr üçün limitlər təyin edin.
– Bir hesabdan digərinə köçürmələr üçün icazə tələıb edin.
3. Kreditor borcları. Kreditor borcları sahəsində nəzarət metodları ondan ötrü vacibdir ki, işçilər tərəfindən müştərilərin kredit borclarının alınıb sonra imzalarını silərək bu vəzifə cinayətini gizlətmələrini öyrənmək mümkün olsun. Ən çox yayılmış nəzarət metodları bunlardır:
– Alınmış ödəmələri kredit borcları sənədləri ilə tutuşdurun.
– Dövri olaraq müştərilərə şirkətə ödədikləri məbləği təsdiqləyən təsdiqləmə blankları göndərməklə kreditor borclarının qalıqlarını yoxlayın.
– Vaxtı keçmiş borcların silinməsi üçün icazə tələb edin.
– Kreditlərin təqdir edilməsini tələb edin.
4. İnventarlaşdırma. Şirkətin o qədər çox əmtəəsi ola bilər ki, ümumiyyətlə hər hansı qoruma dərəcəsinin olması üçün etibarlı nəzarət sistemi vacib ola bilər. Beləliklə, praktik olaraq aşağıda sadalanan bütün nəzarət metodları malların uçotunun yüksək dəqiqlik səviyyəsinin təmin edilməsi üçün məsləhət görülür.
İnventarlaşdırma aparın. Əgər heç kim heç vaxt mal-material ehtiyatlarının uçotunu aparmayıbsa, tədricən onların həqiqi miqdarı uçot qeydlərindən kənarlaşacaq və vaxt ötdükcə yığılmış fərqlər artacaq.
– Mal ehtiyatlarının vəziyyəti haqda uçot göstəricilərinə giriş imkanlarına nəzarət edin.
– Zay məhsulun silinməsi və yenidən işlənməsi barədə formaların doldurulmasını tələb edin.
– Anbara girişi məhdudlaşdırın.
– Müştərilərə məxsus olan ehtiyatları ayırın.
5. İşçilərə avanslar. İşçilər növbəti əmək haqqı hesabına və ya qarşıdakı ezamiyyət xərclərinin ödənilməsi üçün avans xahiş edə bilərlər. İstənilən halda, avansın izini asanlıqla itirmək olar. Aşağıda sadalanan nəzarət tədbirləri son nəticədə avansın qaytarılması üçün vacibdir:
– Ödənilmiş avansların daimi izlənməsi.
– İşçilərə ödənilən bütün avanslar üçün icazə tələb edin.
6. Əsas vəsaitlər. Əsas vəsaitlərin alqı-satqısı sövdələşmənin aparılması üçün müvafiq razılığın alınmasını, eləcə də əsas fondlarla əlaqədar vəsaitlərin uçotu zamanı xüsusi nəzarət metodları tələb edir. Bu məqsədlərin əldə edilməsi üçün aşağıda sadalanan nəzarət metodlarından istifadə etmək lazımdır:
– Əsas vəsaitlərin alınması zamanı əvvəlcədən alınmış lazımi icazə olmalıdır.
– Əmin olun ki, amortizasiya hesablamaları düzgün aparılır.
– Əmin olun ki, əsas vəsaitlərin silinməsi lazimi üsulla sanksiyalaşdırılmışdır.
– Əmin olun ki, əsas vəsaitlərin satışı ilə əlaqədar olan bütün sənədlər düzgün mədaxil edilmişdir.
Əmin olun ki, əsas vəsaitlər istifadə olunur.
7. Kreditor borcları. Bu, aktivlərin qeyri-düzgün istifadə olunduğu, eləcə də tranzaksiya səhvlərinin ən çox baş verdiyi sahələrdən biridir.
– Aparılmış ödəmələri alınmış qaimələrlə müqayisə edin.
– Təchizatçılardan alınmış hesab nömrələrini müqayisə edin.
– Kredit kartları üzrə alışlara məhdudiyyət qoyun.
– Bütün borcalma və borc ödəmələrinin müdiriyyətlə razılaşdırılmasını tələb edin.
9. Mədaxil. Mədaxillə əlaqədar olan əsas problem ondan ibarətdir ki, bütün göndərmələr hesabların vaxtında göndərilməsi ilə müşaiyət olunsun. Bu sahədə nəzarətin olmaması mədaxilin iri çatışmazlıqlarına və şirkətin ümumi likvidliyi təhlükəsinə gətirib çıxara bilər.
– Bütün hesabları yüklərin reestri ilə tutuşdurun.
– İstifadə edilmiş endirimləri icazə verilmiş mal qaytarılmaları ilə müqayisə edin.
– Yükləmələrin reestrində məhsul nümunələrinin yükləmələrini aşkara çıxarın.
10 а). Satılmış məhsulların maya dəyəri. Şirkətin satılmış malların maya dəyəri sahəsindəki məsrəflər üzərində nəzarəti itirməsinin müxtəlif üsulları var, çünki, o, çoxsaylı işçi heyətinə və şirkətin ən iri məsrəf hissəsinə malikdir. İstehsal sahəsində aşağıda təklif edilən tədbirlərdən istifadə, istehsal bölməsinin işinə mane olacaq həcmlə müqayisədə onların tətbiqindən gözlənilən mənfəətdən asılı olacaq.
– Görülmüş bütün işlərin dəyərini planlaşdırılmış məsrəflərlə müqayisə edin.
– İşçi qüvvəsinə planlı tələbatla faktiki istehsal heyətini müqayisə edin.
10 b). Spesifikasiyalara uyğun olaraq anbardan çıxarılma. Material məsrəflər üzərində etibarlı nəzarət metodu istehsal olunan hər bir məhsul üçün xammal və materialların spesifikasiyasının istifadəsinin, eləcə də bu məhsulların istehsalı üçün xammal ehtiyatlarından
resursların xammal və materialların spesifikasiyasında qeyd edilmiş miqdardan çıxış edərək buraxılmasının tələb olunmasıdır.
– Alışları çərçivəli alış orderləri və onlarla əlaqəli təchizat əsasında edin.
– Öncədən təqdir olunmayan alışlar etməyin.
11. Səfərlər və əyləncəli tədbirlər üçün xərclər. İşçilərin xərclər haqqında hesabatları onların əvəzinin ödənilməsini tələb etdikləri onlarla mövqedən ibarət ola bilər, həm də onların bəziləri şirkətin xərclərin kompensasiyası barədə siyasətinə zidd ola bilər. Bir çox mühasiblər bu “boz xərclərin” aşkarlanmasını aydınlaşdırmaq üçün külli miqdarda iş vaxtlarını sərf edərək xərclər haqda hesabatları diqqətlə təhlil edirlər. Həqiqətdə bu hesabatları “vicdanlı” etmək üçün ümumilikdə nəzarətin daha kiçik formaları, məsələn,xərclər haqda hesabatların auditi kifayətdir:
– Xərclər haqda hesabatları seçmə olaraq yoxlayın.
– İcazə verilən xərclər haqda təlimat verin.
– Xərclər haqda bütün hesabatların müdiriyyət tərəfindən nəzərdən keçirilməsini tələb edin.
12. Əmək haqqı xərcləri. Əmək haqqı ilə əlaqədar nəzarət metodları iki sahəni əhatə edir – işçilərə artıq ödəmələrin və mövcud olmayan işçilərə ödəmə çeklərinin yazılması ilə əlaqədar fırıldaqların qarşısının alınması. Nəzarətin hər iki növü üçün:
– İşçi heyətin vaxt hesabı ilə ödənilən artıq işlənmiş saatların təqdir edilməsini tələb edin.
– Ödəmələrdə olan bütün dəyişikliklərin təqdir edilməsini tələb edin.
– Pulları birbaşa onları alacaq şəxslərə verin.
– Əmək haqqı ödəmələri siyahılarını şöbə müdirlərinə göndərin.
13. Ofis, mebel xərcləri. Bu nisbətən kiçik maddə olsa da, nəzarətin növbəti metodu işçilərin ofis məkanlarını təchiz edərkən israfa yol verməmələrini öyrənmək üçündür:
– İşçilərin mebellərinin dəyərini şirkətin normaları ilə müqayisə edin. İşçilər mebeli, tədbirli menecerin bunu ala biləcəyi qiymətdən qat-qat baha ala bilərlər. Bu problemi bir işçi üçün mebelin maksimal qiymətini təyin edən təlimat vermək və faktik xərclərin daxili auditlərini keçirməklə həll etmək olar. Onun həyata keçirilməsinin digər bir üsulu standart mebel seçiminin sanksiyalaşdırılmasıdır, bu zaman bu siyahıdan kənara çıxan istənilən mebel üçün xüsusi razılıq alınmalıdır.
14. Əsas. Təchizatçılara bəzi dövri ödəmələr uzunmüddətli müqavilələr əsasında həyata keçirilir. Növbəti nəzarət tədbirlərinin əksəriyyəti bu müqavilələrin şərtləri haqda ümumi təsəvvürün yaradılması ilə əlaqədardır ki, şirkət həcmcə düzgün olmayan ödəmələr etməsin:
– Müqavilə məsrəflərindəki dəyişiklikləri izləyin.
– Müqavilələrin yenilənmə vaxtlarını izləyin.
– Müqavilədən irəli gələn pul öhdəliklərinin müxtəlif səviyyələrinin təqdir olunmasını tələb edin.
Məsləhət görülən nəzarət tədbirləri toplumu onlardan ən çox yayılmış olanlarını əhatə edir. Şirkət tərəfindən istifadə edilən prosedurları təhlil etməklə onları tamamlamaq lazımdır ki, bu prosedurların strukturundan asılı olaraq nəzarətin əlavə metodlarına (və ya onların ixtisarına) ehtiyacın olması haqda təsəvvür yaransın. Nəzarət metodları eləcə də sahələr üzrə fərqlənəcəkdir: məsələn, kazinoda nağd pulun çoxpilləli nəzarəti təyin olunur, çünki bu pul biznesidir. Beləliklə, təqdim olunmuş nəzarət metodlarını şirkətin spesifik tələbatlarını ödəməli olan nəzarət tədbirləri kompleksinin əsası kimi nəzərdən keçirmək lazımdır.
